Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne VS Excel (Billet invité)

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne VS Excel (Billet invité)

La facturation avec Excel, ça peut être pratique lorsqu’on débute. En effet, c’est un programme qu’on a l’habitude d’utiliser, et qu’on maîtrise plus ou moins. Excel est indéniablement utile pour réaliser certaines tâches. Le hic, c’est qu’avec Excel, une erreur est vite arrivée. Et en termes de facturation et de comptabilité, l’erreur n’est pas vraiment la bienvenue… Le grand problème d’Excel c’est son manque d’automatisation et son incapacité à simplifier des procédés complexes. Dès lors que ton volume de facturation augmente, Excel est-il toujours performant ? Voyons donc ensemble en quoi un logiciel de facturation comme Debitoor compense les failles d’Excel.

Les inconvénients de la facturation avec Excel

La numérotation : en facturation, il est primordial de tenir une série séquentielle, sans trous, et sans répétitions. Et malheureusement ce n’est pas automatique sur Excel !

Le suivi des paiements : Excel ne te permet pas d’avoir une vue générale de l’état de tes factures, c’est-à-dire lesquelles ont été vues, payées, ou sont encore à encaisser.

La conformité légale : Excel ne peut pas automatiquement intégrer les nouvelles normes légales de fiscalité et de facturation (un nouveau taux de TVA par exemple).

Le manque de mobilité : Il te faut avoir ton ordinateur avec toi tout le temps, pour pouvoir éditer tes factures. Utiliser Excel sur une tablette ou un smartphone, rien de moins pratique. De plus, il te faut faire des copies de tes documents, pour être sûr de ne rien perdre en cas de problème technique avec ton ordinateur.

Les données de la facture : les clients, les produits, et les services que tu vas vendre seront copiés collés à partir de factures et devis précédents. Et une erreur de copier-coller est vite arrivée…

Lorsque tu crées ta facture, il te faut alors penser à plusieurs choses à la fois. Et plus on a de détails auxquels faire attention, plus on risque d’en laisser passer quelques-uns. Le manque d’automatisation d’Excel est son plus gros défaut. Alors pourquoi et comment est-ce qu’un logiciel de facturation peut t’être utile ?

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

La simplification : la facturation est loin d’être une tâche simple. Il ne s’agit pas seulement de créer des factures, mais aussi de les envoyer, de les classer, de les suivre depuis leur émission jusqu’à leur paiement, et enfin de tenir à portée de main toutes les données à inclure (clients, fournisseurs, produits, services).

L’automatisation : la possibilité d’établir une série de factures aux numéros successifs, et d’émettre automatiquement des bons de livraisons et des devis correspondants. Un logiciel te permet aussi d’envoyer ta facture à ton client par email, en quelques secondes.

Gestion des frais et revenus : un logiciel t’offre aussi la possibilité d’enregistrer tes dépenses, et de contrôler tes revenus.

La personnalisation des factures : tout le monde n’est pas graphiste, et on peut parfois avoir besoin d’un petit coup de pouce pour personnaliser ses factures et devis. La bonne nouvelle c’est qu’un logiciel de facturation propose différents modèles de factures aux designs variés.

Nouveautés fiscales intégrées : derrière chaque logiciel de facturation il y a une équipe qui se tient au courant des moindres changements fiscaux, et qui s’assure de les inclure dans le logiciel.

Faible marge d’erreur : L’automatisation et la simplification de tout le processus de facturation réduit la marge d’erreur sur les éléments difficiles de la facture, comme le calcul de la TVA.

Logiciel en ligne : pas besoin de télécharger quoique ce soit, tout est ligne, sauvegardé, et sécurisé. Pas non plus besoin de mettre à jour le logiciel, ni de télécharger la nouvelle version. Toutes les améliorations effectuées se font sans que tu aies besoin de changer quoi que ce soit. En plus, tu as accès à ton compte de n’importe quel ordinateur, tablette, ou smartphone. Tout ce dont tu as besoin est d’une connexion à internet.

Pour résumer, un logiciel t’offre des fonctionnalités prévues pour simplifier les processus de facturation, et faciliter ta gestion. En passant moins de temps sur ta facturation, tu peux passer plus de temps sur des tâches plus intéressantes de ta vie d’entrepreneur !

Quel logiciel de facturation utilises-tu ?

Être Freelance c'est aussi bien savoir gérer sa facturation.

Ils sont prêts

Facebook
Reste connecté(e) sur Facebook !

Youtube
Viens suivre mes aventures sur Instagram !

Twitter
Prends contact sur Twitter !

Youtube
Je partage mes astuces sur YouTube !

10 Commentaires

  • Ben
    26 septembre 2017 7 h 48 min

    Il aurait été intéressant de proposer un exemple de logiciel… ;)

  • Damien
    26 septembre 2017 8 h 11 min

    Pour ma part c’est freelancer
    Gratuit et simple, pas besoin de plus pour le moment.
    Seul manque c’est les modèles de facture seulement disponible avec l’abonnement.

    • Margot LATHIERE
      26 septembre 2017 11 h 11 min

      J’étais intéressée par freelancer mais j’ai pas osée me lancer. C’est vraiment pratique ? parce que du coup je fais sur papier toute mes facturations. En faite toute mon organisation est sur papier car j’ai peur de perdre les données informatique ( ça m’est déjà arrivée plusieurs fois ) mais c’est un peu long et fastidieux. :)

      • Damien
        28 septembre 2017 17 h 26 min

        Il y a toujours moyen d’imprimer les devis et factures ;)
        Pour moi qui déteste la paperasse c’est vraiment très pratique.

  • mytrendylifestyle
    27 septembre 2017 11 h 05 min

    Effectivement il aurait été plus intéressant de nous suggérer/parler d’un logiciel en particulier

  • Louise Debitoor
    27 septembre 2017 17 h 01 min

    Bonjour à tous,

    Merci pour vos commentaires. Vous demandez un exemple de logiciel. Je suis l’auteure de ce billet invité, et je travaille pour Debitoor, donc bien sûr je ne peux que recommander Debitoor

    Voici quelques-uns des avantages du logiciel :
    – La simplification : la conversion d’un devis en facture est simplissime, et la création d’une facture ne prend que quelques minutes puisqu’on peut choisir directement dans une liste le client et le produit/service correspondant. Le logiciel peut automatiquement traduire la facture en 12 langues différentes, et convertir le montant en une devise étrangère.
    De plus tout est stocké dans le cloud, donc pas de risques de tout perdre d’un coup.

    – La gestion des frais et des revenus : l’enregistrement des frais se fait en téléchargeant un ticket de caisse, ou directement en le scannant depuis un smartphone. On peut aussi les relier à des paiements, et des placer dans la catégorie correspondante (salaires, matériel informatique etc). En parlant de paiements, le relevé bancaire peut être téléchargé, et les paiements reliés à des factures/frais.

    – L’automatisation : chaque facture ou devis créé suit une série numérique précise, pour garantir qu’il n’y ait pas de trous. Le rapport de TVA, compte de résultat, ou encore le bilan sont aussi disponibles.
    Il est possible d’envoyer automatiquement des factures récurrentes, à une fréquence régulière prédéfinie (fonctionnalité très prochainement dispo sur Debitoor !)

    Mais le but de l’article était principalement d’expliquer les avantages des logiciels de facturation par rapport à Excel, quels que soient les logiciels en question :)

    Bonne fin de journée !

  • Jess
    27 septembre 2017 19 h 47 min

    Hello,

    Ah si seulement mes boss avaient su ça AVANT.
    Avant de nous faire faire des pro format puis des factures sur Excel.
    Il suffisait de se planter dans une numérotation pour devoir tout recommencer. Pareil quand on loupait la ligne TVA. Quand on modifiait une formule au mauvais endroit. Quand l’ordi plantait et que la dernière version en ligne datait de 2 semaines.
    Cette joyeuse expérience m’a convaincu de ne plus jamais passer par Excel pour de la facturation de masse (càd plus de 2 factures hahahaha)

    Merci pour cet article!

    • Julia
      6 octobre 2017 14 h 16 min

      Ahahah, tu m’étoooonnes ! :)

  • Andres
    28 septembre 2017 23 h 52 min

    Bonsoir, pour mettre un peu moins la balance coté Debitoor, vous avez 3 ou 4 logiciels en ligne bien intéressants:
    – Freelancer.fr > pensé pour les freelances français donc
    – zervant.com > gratuit (anglais)
    – Factomos.com > (FR) idéal pour les graphistes (MDA avec le précompte auto et une notice qui explique avec chaque facture)
    – vosfactures.fr > belge

    ++

    • Julia
      6 octobre 2017 14 h 16 min

      Merci pour le partage :)

Laisser un commentaire

Un petit mot là dessus ?