C’est la galère financièrement ? 5 pistes pour faire des économies dans ton entreprise

1. Recenser et analyser toutes tes dépenses et charges professionnelles
2. Cibler les bonnes dépenses pour réduire tes coûts d’entreprise de façon intelligente
3. Déduire certains frais de tes revenus professionnels
4. Chercher des alternatives gratuites ou moins coûteuses pour tes achats et abonnements
5. Réaménager ton temps de travail pour éviter de sous-traiter certaines tâches

Recenser et analyser toutes tes dépenses et charges professionnelles

La toooouuute première chose à faire si tu veux mettre en place un plan de réduction de tes coûts : lister toutes tes dépenses d’entreprise, avec l’ensemble des charges liées à ton activité professionnelle. 🧐

💡 Cette étape fait partie intégrante de ton bilan financier en microentreprise.

Quelques exemples de coûts fixes et de coûts variables que tu peux avoir en tant qu’indépendant.e :

• Les frais de tenue de ton compte bancaire.
• Tes cotisations sociales (hello l’URSSAF 👋🏻).
• La CFE (Cotisation Foncière des Entreprises).
• L’impôt sur le revenu.
• La domiciliation de ton entreprise par un tiers (afin de dissocier ton adresse personnelle de ton adresse administrative et fiscale).
• Tes cotisations pour une mutuelle et/ou une prévoyance.
• Ton assurance responsabilité civile et professionnelle.
• Les versements programmés et ponctuels sur un PER (Plan Épargne Retraite).
• L’abonnement à un FAI (Fournisseur d’Accès à Internet) et à un opérateur de téléphonie mobile.
• Un ou plusieurs abonnements à un logiciel pro (pour ta comptabilité, ta facturation, ta communication digitale, tes prestations de services ou encore ta création de produits digitaux).
• L’abonnement à un espace de coworking.
• L’hébergement de ton site internet professionnel.
• Tes campagnes publicitaires (Facebook, Google ou Instagram Ads).
• L’achat de ton matériel de travail (ordinateur, imprimante, appareil photo, caméra, etc.)
• L’achat de matières premières si tu crées tes propres produits physiques.
• L’achat de formations en ligne pour monter en compétences.
• Le carburant, les billets de train ou les tickets de bus/métro/tramway pour te déplacer chez ta clientèle.
• La location d’un bureau, d’un local commercial ou d’une salle de réunion.
• Les frais d’inscription à un évènement pro (en ligne ou en présentiel).

📂 Pour recenser tous ces frais, aide-toi de tes relevés de comptes bancaires et de toute la paperasse que tu dois accumuler depuis le début de ta création d’entreprise. Tu auras peut-être des surprises 👀, le cerveau a tendance à occulter certaines actions assez coûteuses, surtout si tu ne gardes aucune trace écrite des sommes dépensées.

D’ailleurs, même si les obligations comptables d’un.e autoentrepreneur.e sont très light, je t’encourage à tout trier et à tout organiser de manière carrée : ton livre de recettes, ton registre d’achats, tes déclarations de CA, les devis que tu demandes, les factures que tu reçois, etc. 🤓

Cibler les bonnes dépenses pour réduire tes coûts d’entreprise de façon intelligente

Bien évidemment, certaines sorties d’argent comme les impôts, les cotisations sociales ou la CFE sont inévitables. 🥲

🔎 L’audit de dépenses te sert surtout à identifier les frais qui te semblent superflus, c’est-à-dire ceux dont tu pourrais te passer pour faire des économies et éviter d’être dans le rouge. Généralement, il s’agit des investissements que tu réalises ponctuellement ou régulièrement pour communiquer sur le web, agrandir ton réseau ou encore gagner en productivité.

Alors, ok, tu dois diminuer tes dépenses, faire attention au gaspillage de ressources et optimiser tes coûts.

☝🏻 Maiiiis cette économie d’argent ne doit pas se faire au détriment de la croissance de ton entreprise. Celle-ci a besoin de visibilité, de projets et de nouveaux challenges pour vivre et croître au fil du temps. Autrement, tes frais pros se résumeraient à quelques dépenses obligatoires et vitales, comme si on maintenait ton entreprise sous perfusion. 🩸

La question que tu te poses certainement : comment identifier les bonnes dépenses ? Et, finalement, comment faire les bons choix budgétaires ? 🤨

💡 Si tu as un doute sur l’utilité d’une dépense pour ton entreprise, tu peux tout simplement calculer son ROI ou RSI (retour sur investissement). En gros, cela revient à déterminer si ton investissement financier est rentable ou non, s’il te rapporte vraiment de l’argent.

Pour rappel, le ROI = (recettes générées par un investissement – coûts de l’investissement) / (coût de l’investissement).

➡️ Le calcul du ROI est assez facile quand on parle d’investir dans une formation pour apprendre une compétence que tu vas monétiser, ou d’acheter un nouveau logiciel pro pour proposer des prestations premium. Au bout de quelques mois, tu sais si tu as réussi à faire des entrées d’argent grâce aux nouvelles offres que tu proposes.

📊 À l’inverse, mesurer le ROI d’une action marketing est beaucoup moins évident… Comment savoir si les frais engagés pour ta stratégie de contenu sur Instagram sont utiles ? Idem pour tes campagnes d’e-mail marketing ou tes articles de blog. Si la question t’intéresse, je t’ai expliqué dans un précédent billet comment calculer le retour sur investissement de ces 3 canaux d’acquisition et de sensibilisation.

Déduire certains frais de tes revenus professionnels

Autre piste à envisager afin de réduire tes coûts d’entreprise : déduire un maximum de frais de tes revenus professionnels. C’est l’un des meilleurs moyens pour conserver des dépenses utiles, sans qu’elles ne plombent ton bilan financier.

➖ Certaines charges sont déductibles de ton résultat fiscal si tu as décidé de passer en société. C’est le cas de tes frais de déplacement, de tes frais de repas, de tes achats de fournitures de bureau ou encore des dépenses professionnelles pour de la publicité.

➖ Si tu es redevable de la TVA en microentreprise, tu peux aussi couvrir une partie de tes dépenses. Au moment de déclarer ta TVA collectée pour le compte de l’État, il suffit d’indiquer le montant de TVA que tu as déboursé pour tes achats professionnels, justificatifs à l’appui. Tu peux récupérer jusqu’à 20 % de ton investissement, ce qui n’est pas anecdotique !

💡 Renseigne-toi sur les charges déductibles en société et conserve toutes les factures que tu devras fournir comme preuves d’achats pour ta comptabilité.

Chercher des alternatives gratuites ou moins coûteuses pour tes achats et abonnements

Comme dirait Julie (grande amatrice de dictons et proverbes en tous genres 😂) : « Ce sont les petites rivières qui font les grands fleuves ».

👉🏻 Je t’invite à chercher des alternatives gratuites ou moins onéreuses pour certaines dépenses que tu juges importantes et que tu souhaites maintenir, même si elles ne sont pas déductibles.

Chaque euro que tu économises çà et là participe à la réduction de tes dépenses. Et c’est d’autant plus valable s’il s’agit de gérer ton argent en microentreprise : au tout début de ton activité, il est préférable d’y aller tout doux sur les sorties d’argent, afin de sécuriser au maximum ton business. 🔐

Pose-toi les bonnes questions :

• Est-ce que tu as vraiment besoin d’une plateforme e-mailing ultra poussée et chère, avec pleiiin de fonctionnalités marketing ? Ne vaut-il pas mieux rester sur un plan gratuit, avec une liste de diffusion limitée à quelques centaines d’abonnés qualifiés, que tu nettoies régulièrement ?
• Est-ce indispensable d’acheter un iMac ou la dernière version de l’iPhone pour produire du contenu de qualité et travailler efficacement ?
• Au lieu de payer pour faire des visios à plusieurs et animer tes webinaires sur Zoom, est-ce qu’il n’y aurait pas un logiciel gratuit qui te permettrait de faire la même chose ?
• Est-ce que tu peux avoir un code de réduction ou attendre une période de soldes pour faire des économies si tu dois acheter un nouvel équipement ?
• Est-ce que tu peux négocier des tarifs plus attractifs pour le renouvellement d’un abonnement (forfait internet, outil numérique, fournisseur de cloud, etc.) ?

🛠️ De plus en plus de freelances optent pour le partage d’abonnement avec d’autres entrepreneur.e.s du même domaine. En gros, cela consiste à créer un seul compte payant sur une plateforme en ligne, mais pour plusieurs utilisateurs. Chaque membre paye une part du tarif, ce qui divise les frais.

☝🏻 Avant d’opter pour le co-abonnement, il vaut mieux vérifier que cette solution est bien légale (= partage de compte autorisé par les conditions générales de vente et d’utilisation), en plus d’être opérationnelle (= connexion simultanée possible, sans bug).

Et le plus important de tout : assure-toi que les autres utilisateurs n’aient pas accès à des données confidentielles si tu travailles sur des projets clients avec ce logiciel. 👀

Réaménager ton temps de travail pour éviter de sous-traiter certaines tâches

Il y a un poste de dépenses dont on n’a pas encore parlé : celui que tu consacres à la sous-traitance de certaines tâches. 👓 Cela peut concerner ta gestion administrative, ta comptabilité, ta communication en ligne ou bien les projets clients que tu ne peux plus assumer tout.e seul.e.

Déléguer certaines missions à un prestataire te permet d’alléger ta charge de travail et surtout ta charge mentale d’entrepreneur.e, c’est indiscutable. 🙂 Toutefois, cela représente des frais supplémentaires (et non déductibles en microentreprise).

Si tu as une galère financière et que tu dois diminuer tes coûts d’entreprise, cela t’oblige à revoir ton mode de fonctionnement.

➡️ Pour ne pas avoir à sous-traiter une partie de ton activité, la meilleure option reste de réaménager ton temps de travail. Mission : réussir à caser les tâches importantes dans ton planning.

Et cela demande de distinguer l’urgent de l’important. Non, tu ne peux pas TOUT faire tout.e seul.e, mais tu peux perfectionner ton organisation et tes méthodes de travail pour atteindre tes objectifs sans t’épuiser et sans sacrifier ta vie perso. 🙏🏻

⚡ Précédemment sur ce blog, je t’ai listé 5 leviers d’optimisation afin de gagner du temps dans ton quotidien de freelance. Je te parle de notre méthode des blocs de temps chez J&J, mais aussi de toutes mes astuces pour revoir ta gestion du temps, automatiser certaines tâches et mettre en place des process efficaces.

💡 Si jamais tu as vraiment besoin de l’aide d’un.e autre freelance (pour t’aider à créer ton site web, à paramétrer un outil ou à faire ton logo par exemple), il te reste toujours la possibilité de faire du troc de compétences.

En échange du service demandé, tu fournis toi aussi une prestation de la même valeur. C’est un bon plan pour les entrepreneur.e.s qui démarrent et qui ont un petit budget, parce que ça permet de faire des économies, tout en élargissant son réseau et en montrant son savoir-faire. 😊

En définitive, chercher à réduire tes coûts d’entreprise et à optimiser tes dépenses est un excellent exercice pour apprendre à faire des choix stratégiques. Cela t’oblige à définir des objectifs prioritaires à moyen et long terme, mais surtout à t’interroger sur l’utilité de chaque action que tu as envie de mettre en place (parce que la concurrence le fait aussi ou que toooouuut le monde en parle comme d’une panacée). Cet esprit critique et ce recul sont HYPER importants quand on est à son compte et qu’on doit gérer une trésorerie d’entreprise. 🙌🏻

💻 Tu veux établir un budget prévisionnel et optimiser tes coûts de façon réfléchie ? Je t’encourage à créer un espace Notion dédié à tes finances pros et/ou persos. À mes yeux, c’est le meilleur moyen de suivre tes dépenses mensuelles en un coup d’œil, pour gagner en sérénité et en efficacité dans ton quotidien d’entrepreneur.e. 🤗