5 choses à optimiser pour gagner du temps dans ton entreprise

5 choses que tu peux optimiser pour gagner du temps dans ton entreprise

🌵Aaaah, gagner du temps. N’est-ce pas tout ce que nous recherchons en permanence dans notre quotidien de Freelance ou d’entrepreneur ? 😅… Au fil des années, je suis passée par plusieurs phases : j’ai eu beaucoup de temps et je m’ennuyais parfois, puis j’ai eu de moins en moins de temps et je commençais à être frustrée, puis je n’en ai plus eu du tout et ça me rendait triste. Et il est hors de question d’être triste dans une vie professionnelle que je suis censée maîtriser à 100% ! Alors j’ai mis en place quelques habitudes que je te partage aujourd’hui ⬇

Tu peux optimiser ton planning

🖇Ça commence par l’optimisation de ton planning. Je pense qu’il n’y a pas 281 solutions pour arriver à reprendre le contrôle de son planning. Personnellement, en début de mois, je liste toutes les choses que je veux faire (pro et perso mélangé) et je viens créer des blocs de temps dans mon Google Agenda. Voici un exemple pour la dernière semaine de Juin 2019.

 

Liste des choses que je veux/dois faire :
– m’occuper de mes clients en social media management
– m’occuper des réseaux pour idontthink (Instagram, Pinterest, Facebook)
– gestion/réponses aux mails quotidiennement
– manger avec Perrine 1 fois par semaine
– publier un nouvel article de blog par semaine
– commencer + tard le mardi (j’ai toujours eu du mal à me lever le mardi matin, ne me demande pas pourquoi)
– réflexions stratégiques pour idontthink
– m’occuper du groupe Facebook “Quotidiens de Freelances”
– rédiger des articles et les visuels pour les réseaux sociaux (notamment des épingles Pinterest)

 

📅 Et ensuite, je positionne tout ça dans mon planning :

Planning Julia

⏰ Comme tu peux le voir, tout est positionné dans des blocs de temps. Par exemple, je sais qu’écrire 1 semaine de contenus sur Instagram me prend 2h (lundi après-midi), tout comme je sais que j’ai besoin de consacrer une journée entière par semaine à idontthink.fr (mercredi), ou encore planifier les réunions (avec Julie le jeudi matin).

 

J’ai encore du temps de libre le mardi. Ce sera donc la journée que je vais privilégier pour y placer des rendez-vous, des appels, des sessions de travail dédiées à mes clients en social media management. Mais imaginons qu’un client veuille impérativement prévoir une réunion jeudi à 14h, alors je décalerais ma session de travail “check des plans de contenus clts” à mardi à 14h. Tu me suis ? 😃

Tu peux optimiser tes échanges

La communication avec les autres peut faire perdre un temps FOU au quotidien 🤬. Pour garder le contrôle sur ces échanges sans perdre en efficacité et en “vie sociale”, je fais confiance à un outil précieux : Franz. Il me permet de centraliser toutes les applications dont je me sers au quotidien pour communiquer : Slack, Discord, Messenger (pour n’en citer que 3).

 

Je mets également un point d’honneur à CHOISIR quand je consulte ou réponds à mes messages. C’est à dire que je coupe les notifications des nouveaux messages (+ iPhone en mode lune). De cette manière, je ne suis pas dérangée par les messages et les appels. Une fois un bloc de temps terminé, je consulte mon téléphone et les messages reçus sur Franz. Quand je suis en plein “bloc de temps”, donc en plein travail, je ne peux pas me permettre d’être déconcentrée (au risque de perdre un temps fou) : alors je ne laisse l’opportunité à personne de me déranger 😀

 

✔ Prends le pouvoir sur ta disponibilité en ne laissant pas les gens te déconcentrer.
✔ Détermine quand tu vas consulter et répondre à tes messages/mails.
✔ Impose-toi la rigueur de rester focus sur une tâche pendant plusieurs heures sans donner l’occasion à ton esprit de divaguer.

Tu peux optimiser ta comptabilité

💣 Ces dernières années, je passais pas mal de temps à gérer mes devis, mes factures, mes paiements, ma trésorerie… bref, tout ce qui touche à la comptabilité et à l’administratif en Freelance. Si je devais le quantifier, je dirais au moins 10h par mois. Aujourd’hui, cette ère est ré-vo-lue ! 😎. J’ai adopté, depuis le 1er Janvier 2019, l’outil Freebe qui centralise absolument toutes les infos dont j’ai besoin au quotidien.

 

➡ Je ne vais pas m’étaler sur le sujet car je t’ai écrit un article dédié aux coulisses de ma facturation, qui explique en détail comment je procède. Sache que je fais partie des partenaires de cet outil, et que tu peux bénéficier de -20% sur ton abonnement en utilisant le code 20IDONTTHINK 💡

 

Faire confiance à un outil dédié à ta comptabilité en Freelance est un excellent moyen d’optimiser le temps que tu passes dans la gestion pure de ton entreprise. Il deviendra un réel partenaire au quotidien et te permettra, sans aucun doute, d’éviter les erreurs et anticiper tes actions. Je suis personnellement passée de 10h de gestion par mois à environ 3h 😍

Tu peux optimiser ton cerveau

Contrairement à ce que tu pourrais peut-être penser, sache que l’efficacité/la productivité en Freelance est accessible à tous. Il suffit simplement de savoir prendre le temps de s’organiser. Oui tu as bien lu : il faut savoir “perdre du temps” pour en gagner ensuite 😊. Pour optimiser mon cerveau, j’ai créé de nombreux process à respecter pour chacune des actions que je mène pour mon entreprise : répondre à des demandes de devis, garder à jour ma base d’emails, publier régulièrement sur les réseaux sociaux, écrire mes articles de blog…

 

Un process (attention disclaimer, ceci est MA façon de voir les choses et de m’organiser) est une suite d’actions à mener pour réaliser une tâche bien particulière. Je vais te partager (très vulgairement sinon ce serait trop long), les étapes de mon process de “demande de devis” :

 

✖ Réception de la demande de devis via mon formulaire sur juliacoudert.com
✖ Envoi du mail qui demande des précisions sur les besoins de la personne qui me contacte
✖ Envoi de questions complémentaires pour être certaine de comprendre le besoin
✖ Proposition de rendez-vous téléphonique + planification dans mon agenda
✖ Planification d’un créneau pour étudier la demande et réaliser le devis + envoi du devis
✖ Rappel dans mon outil Things 15 jours plus tard pour relancer si pas de nouvelles

 

L’idée est de décortiquer chacune de tes missions en petites tâches comme je viens de le faire. Mais il ne suffit pas que tout ça soit dans ta tête ! Il faut les écrire quelque part. Et pas n’importe comment : mets-y un MAXIMUM de détails. Comme si tu allais confier la gestion de ta boîte à ton/ta meilleur(e) ami(e) pendant 1 an. Il faut que tout soit très clair, très détaillé et très documenté.

 

Evidemment, à force tu connais tes process par coeur et tu n’as pas besoin de revenir lire tes notes. Mais je t’assure que :
– ça t’aide à ranger ton cerveau
– ça te permet de retrouver les choses à faire hyper facilement et rapidement (notamment lorsque tu fais une mission qu’une fois par an, par exemple).

Tu peux optimiser ta stratégie

Avant, je passais un temps FOU à imaginer une stratégie, la planifier dans le temps, j’entassais des notes partout sur mon ordi, je multipliais les outils pour un seul et même objectif. C’était l’enfer car : je ne retrouvais plus l’intégralité de mes notes, je n’avais pas de vision d’ensemble de toutes mes idées, et je ne pouvais pas déployer ma stratégie sereinement. J’avais sans arrêt la sensation “c’est le bordel” … Mais aujourd’hui c’est fini 😎

 

Je t’en ai déjà parlé maintes et maintes fois dans mes articles de blog ou sur les réseaux sociaux, mais Trello m’a changé la vie. Autant pour ma propre entreprise que dans la gestion de projets avec mes clients en social media management. J’ai pu concevoir des tableaux hyper efficaces qui me permettent, en un coup d’oeil, d’accéder à l’information dont j’ai besoin. Et c’est terriblement précieux quand on sait toutes les choses que l’on à gérer en tant que Freelance ou entrepreneur ! ➡ Je partage tous mes tableaux dans ma formation dédiée à Trello. 

Que fais-tu pour gagner du temps dans ton entreprise ?

5 choses que tu peux optimiser pour gagner du temps en Freelance

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7 COMMENTAIRES
  • ornellastro
    27 mai 2019

    T’es vraiment la grande prêtresse du Freelance pour moi ! ^^Je t’admire tant !

  • Patricia
    8 juin 2019

    Merci de partager tout cela avec nous ! Cela me donne d’ailleurs quelques idées à mettre en place :-)

  • Julie @ Julie lit au lit
    10 juillet 2019

    Merci pour les astuces!

  • Justine
    15 octobre 2019

    Merci pour cet article extrêmement instructif ! Il est tellement motivant.. Je ne vis pas de mes activités sur internet (pour le moment) mais je l’envisage et je suis sûre que ton contenu me sera d’une grande aide si j’en arrive là. :)

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