Notion pour organiser toute ton entreprise au même endroit

1. Ton dashboard pour avoir une vision d’ensemble de ton business
2. Ta to do list interactive en format base de données
3. Le suivi de tes objectifs et projets sur une page Notion dédiée
4. Ton planning éditorial et la création de tes contenus sur Notion
5. Le suivi de tes ventes ou de tes finances sur Notion
6. Connecter tes autres outils à Notion avec l’API

Ton dashboard pour avoir une vision d’ensemble de ton business

Comme tout bon outil d’organisation et de productivité qui se respecte, Notion te permet de créer THE tableau de bord dont tu as besoin. Personnellement, c’est la page que j’ouvre en premier chaque matin car elle délivre tout ce que mon cerveau a besoin de savoir avant de commencer ma journée 🤓

Si tu connais déjà l’outil, tu sais que c’est à toi de créer et personnaliser à 100% ton dashboard (ou ta page d’accueil) Notion pour qu’il corresponde à ton activité et tes besoins. C’est un peu ça la beauté de l’outil : la liberté d’organiser ton espace de travail Notion comme tu le souhaites 💛 Comme cette ultra-personnalisation peut être un peu déroutante au début, je vais te donner quelques idées et une petite méthode pour t’aider à créer ton propre dashboard Notion. Et si tu souhaites aller plus loin, tu peux télécharger nos propres pages Notion dans ce pack de templates prêts à l’emploi.

➡️ Pour commencer, ça se passe en dehors de Notion puisque je te propose de lister toutes les composantes importantes de ton entreprise. Quelles sont les choses que tu as besoin d’avoir sous les yeux en permanence ? Quels sont les éléments essentiels qui te permettent d’avoir une vision d’ensemble de ton activité ou de ton organisation ? Ce sont (normalement) toutes ces choses qui devraient être présentes et organisées sur ton dashboard Notion.

➡️ Chez beaucoup d’utilisateurs Notion (du moins, ceux qui partagent leur fonctionnement), on retrouve souvent ces éléments : une to do list ou un planning hebdomadaire, les liens vers d’autres pages ou espaces de travail Notion, des objectifs, des trackers d’habitudes, un suivi des projets clients, etc. Bref, toutes les choses essentielles sur lesquelles on peut avoir besoin de jeter un oeil dès le matin 🧐

Et voici un petit exemple de ce qu’un tableau de bord Notion peut donner. Ici, il s’agit du dashboard d’une personne ayant suivi notre formation, mais on pourrait imaginer environ 1 million d’autres possibilités !

💡 Si tu as du mal à construire ton tableau de bord sous Notion, pense-le comme une véritable page d’accueil de ton entreprise. C’est un peu la homepage de ton activité et l’interface qui doit faciliter ta navigation entre toutes les composantes de ton organisation 😎

Ta to do list interactive en format base de données

En tant qu’entrepreneur.e ou freelance, tu as certainement une to do list sans cesse actualisée pour driver tes actions ou tes missions clients. Là où Notion est particulièrement intéressant, c’est qu’il te permet d’organiser tout ça sous forme de base de données (par exemple, mais tu peux imaginer ton gestionnaire de tâches autrement bien entendu). Et le gros avantage des bases de données Notion : elles peuvent être personnalisées comme bon te semble (catégorie, tags, deadline, rappel, utilisateur, etc.), et même liées à d’autres bases de données 📍

➡️ Si tu as beaucoup de tâches à gérer dans ton activité, c’est un bon moyen de tout réunir au même endroit et d’ajouter des indicateurs pertinents sur chacune d’entre elles pour t’y retrouver. On sait à quel point il peut être délicat de jongler entre 1000 choses à faire dans une vie d’entrepreneur, et c’est bien pour ça que notre cerveau opérationnel a été basculé sur Notion de notre côté ✌️

➡️ Tu peux aussi ajouter des « vues » et des filtres à ta to do list Notion. Sur l’exemple juste au-dessus, on retrouve plusieurs vues qui nous permettent de retrouver les tâches du jour, de demain, de la semaine et au global. On paramètre l’outil avec des filtres pour qu’il ne nous montre que les tâches qui nous intéressent sur la période choisie. C’est un exemple parmi beaucoup d’autres manières d’organiser ta to do sur Notion. On pourrait aussi imaginer des vues par catégorie, par client, etc. Un peu comme un classeur avec plusieurs intercalaires, plutôt que d’entretenir plusieurs to do list différentes 🗂

💡 C’est pour toutes ces fonctionnalités pratiques que l’on parle d’une to do list « interactive » sur Notion. On ne se contente pas de cocher une tâche terminée, on peut la lier à une ressource, une personne, la reprogrammer, la rassembler avec d’autres tâches, etc.

Le suivi de tes objectifs et projets sur une page Notion dédiée

En fonction de ton activité d’indépendant.e, une grosse partie de ton quotidien est sans doute réservée à tes missions, tes objectifs ou tes projets. Peu importe la nature de ton business, tu trouveras forcément une façon d’organiser tout ça au même endroit, c’est-à-dire sur Notion dans notre cas. Il est particulièrement efficace pour éviter de multiplier les applications ou les autres outils de gestion de projet par exemple. C’est un peu l’objectif ultime de Notion : gagner du temps en utilisant un outil tout-en-un 🤩

➡️ Tu peux donc imaginer une page ou une base de données (voire plusieurs comme ici sur notre exemple, on a deux bases de données rassemblées sur une même page pour une vue d’ensemble). Objectif : créer et suivre facilement tous tes projets grâce à Notion. Et bien sûr, chaque entrée est personnalisable à souhait : statut, catégorie, barre de progression, etc. En plus du corps de la « carte » qui te permet d’ajouter tout type de contenus (textes, images, GIF, calendrier, lien, etc.).

💡 En freelance, tu peux même imaginer une page Notion à partager avec ton client pour lui permettre de suivre l’avancée de ses projets au même endroit. Tu évites ainsi les pertes d’informations en communiquant via plusieurs canaux différents, et tu permets à ton client d’accéder directement à ton travail sans avoir besoin de te solliciter.

Ton planning éditorial et la création de tes contenus sur Notion

Si tu nous connais déjà, tu sais que l’on consacre une bonne partie de notre quotidien à créer de nouveaux contenus pour ce blog, nos réseaux sociaux, notre newsletter, etc. Et cette production de contenus serait un enfer pour nos cerveaux sans un moyen facile de tout organiser, trier et planifier 🤯 Là aussi, Notion vient à la rescousse !

➡️ Besoin de mieux organiser ta production de contenus ? Comme tu t’en doutes, l’outil te permet bien sûr de créer un planning éditorial qui rassemble tout au même endroit. Pour ce type d’utilisation de Notion, j’aimerais attirer ton attention sur deux fonctionnalités tip top : les différentes vues (ou présentations) et les templates.

Tu pourras d’ailleurs retrouver un template Notion dédié à la production de contenus dans notre patck ! ⚡️

✔️ Les différentes présentations Notion te permettent de manier l’apparence de ta base de données de contenus. Si tu es dans une phase de rédaction, tu peux par exemple utiliser la présentation en tableau (ou en format Trello si tu as déjà utilisé cet autre outil). Et lorsque tu passes en phase de planification, la vue calendrier de Notion est très efficace pour voir en un coup d’oeil la répartition de tes contenus au fil du temps, et notamment repérer les éventuels « trous » dans ton calendrier 🔍

✔️ Les templates Notion permettent de gagner du temps au moment de créer un nouveau contenu. Pour cela, on crée à l’avance des « templates » : des entrées vides déjà paramétrées pour chaque type de contenu, où on retrouvera par exemple la catégorie, le squelette, le rédacteur, le format, le support, les #, etc. Tu n’as plus qu’à te concentrer sur la création de ton contenu uniquement, tout le reste est automatique 🤖

Le suivi de tes ventes ou de tes finances sur Notion

Abordons la partie la plus « business » d’un business : le suivi des ventes ou des finances quand on est freelance ou entrepreneur. Eh oui, même si certains d’entre nous ne sont pas très à l’aise avec les chiffres, ça fait partie du game et heureusement, il existe des tas d’outils pour nous aider dont Notion 😎

Qu’on se le dise : les tableurs Notion ne sont pas encore aussi intuitifs qu’un certain Excel, notamment si tu as besoin de formules très complexes (c’est mon avis en tout cas). Mais ils permettent quand même un suivi classique, satisfaisant et opérationnel 👌 En fonction de ton activité, tu utilises peut-être déjà certains outils pour monitorer cette partie de ton business (par exemple Freebe si tu es freelance). Et si tu génères plusieurs types de revenus, Notion peut-être un bon outil pour centraliser tout ça et obtenir une vision globale 👀

➡️ Tu peux par exemple réunir sur une même page tes rentrées et tes sorties d’argent pour comparer les deux chaque mois (encaissements et revenus divers vs. tes investissements et dépenses professionnelles). Si tu n’utilises pas d’outil de facturation, tu peux aller encore plus loin et l’utiliser comme une bibliothèque de documents comptables liés à des clients (devis et factures), suivre tes encaissements, prévoir un template d’email de relance en cas d’impayé, etc.

D’autant plus que Notion permet d’automatiser certains calculs utiles quand on gère un business, comme la TVA ou le nombre de jours de retard sur une échéance de facture, etc. Bref, de quoi te faciliter la vie en ce qui concerne tes finances pro et ta facturation 💰

➡️ Sur ce blog, nous t’avions déjà parlé des automatisations Zapier. Eh bien, sache que si tu reçois par exemple des paiements via Stripe, il est possible de les intégrer automatiquement à ton tableau de bord de ventes sur Notion. C’est particulièrement utile si tu as plusieurs sources de revenus sur Stripe et que tu souhaites y mettre un peu d’ordre.

Connecter tes autres outils à Notion avec l’API

La dernière grande nouveauté de Notion, c’est la sortie de son API officielle 🔥 Si tu n’es pas encore familier.ère avec ce terme, il s’agit (en bref) d’un protocole informatique qui permet de lier une application à une autre. C’est donc ce qui va permettre à tous les utilisateurs de Notion d’intégrer d’autres outils pour pousser encore plus loin l’automatisation de leur espace de travail.

➡️ En tant que freelance ou entrepreneur, tu as peut-être une liste d’outils à monitorer au quotidien longue comme le bras 😅 Et si je fais un petit focus sur l’API de Notion, c’est parce qu’elle ouvre la porte à de nouvelles manières d’utiliser l’outil pour aller plus loin dans la centralisation des informations.

💡 Pour te donner quelques exemples d’intégrations, il est possible de connecter une base de données Notion avec Typeform (collaboration commerciale) pour récupérer automatiquement les nouvelles réponses d’un formulaire à une base de données Notion. C’est très utile si tu utilises Typeform pour recueillir les feedbacks de tes clients ou des élèves qui ont acheté ton produit digital par exemple.

Mais tu peux aussi synchroniser ta base de données to do list ou évènements de Notion avec ton agenda Google. Un article complet et dédié à ce sujet sera plus approprié pour te présenter tout ça, mais ça te donne déjà un bel aperçu pour comprendre à quel point Notion est idéal pour centraliser toute ton entreprise 💫

Avant de te laisser, sache qu’on a préparé une petite surprise pour tous les aficionados de Notion comme nous, et surtout pour les toqué.e.s de l’organisation sur cet outil. Il s’agit du Master Planning sur Notion, un template et une méthode pour structurer ton planning et ne jamais rien oublier 🙌