La méthode PARA pour organiser ta vie digitale d’entrepreneur.e ou de freelance

1. C’est quoi la méthode PARA ?
2. Les avantages de la méthode PARA en freelance
3. Appliquer la méthode PARA sur Notion

C’est quoi la méthode PARA ?

La méthode PARA est une méthodologie d’organisation de tous les éléments d’informations que tu souhaites collecter, conserver et exploiter jour après jour, que ce soit directement sur ton ordinateur ou via un outil digital. Une sorte de technique de rangement à la Marie Kondo, mais en version numérique. 😄

☝🏻 Je précise que la méthodologie PARA n’est pas seulement destinée à l’organisation de ton activité professionnelle : tu peux aussi t’en servir pour mieux structurer ta vie privée. Dans cet article, j’évoque néanmoins quasi exclusivement le côté pro, afin que tu saches comment mettre en pratique cette démarche dans ta vie d’entrepreneur.e ou de freelance. 😉

💡 PARA est un acronyme qui fait référence à 4 catégories d’éléments d’informations sur lesquels te baser pour structurer ton système d’organisation des connaissances :

1. Projects = les projets sur lesquels tu travailles activement en ce moment et que tu t’engages à réaliser. Cela sous-entend que tu as bien défini pour chacun d’entre eux des objectifs à atteindre, des tâches à exécuter ainsi qu’une deadline à respecter.
2. Areas = tes sphères de responsabilités en tant que chef.fe d’entreprise (ou tout autre rôle dans ta vie perso). Si je reformule, il s’agit de tous les domaines que tu dois gérer continuellement, sans date butoir, en effectuant des actions récurrentes tout au long de l’année.
3. Resources = les ressources que tu juges utiles, intéressantes et inspirantes à compiler et à réemployer.
4. Archives = tous les éléments inactifs qui proviennent des 3 autres catégories. Il peut s’agir de projets achevés ou abandonnés, de domaines dont tu n’as plus la responsabilité et/ou de ressources qui ne t’intéressent plus.

📖 Tiago Forte évoque ce framework PARA pour la toute première fois dans son livre Building a Second Brain paru en 2022. Une référence absolue si tu souhaites créer un second cerveau, c’est-à-dire une extension digitale de ton cerveau humain voué à recueillir et à trier toutes tes idées, pensées, inspirations, etc.

Un an plus tard sort (enfin 😍) The PARA Method : Simplify, Organise and Master Your Digital Life, un guide pratique dans lequel l’auteur aborde la mise en œuvre spécifique de la méthode PARA, exemples et conseils à l’appui.

Les avantages de la méthode PARA en freelance

On ne va pas se mentir, des méthodes d’organisation pour le travail ou la vie personnelle, il y en a à foison. Il suffit de faire quelques recherches sur internet, ou de scroller sur les réseaux, pour découvrir différentes techniques organisationnelles censées révolutionner ton quotidien. 🤪

Alors pourquoi utiliser le système PARA au juste ? Quels sont les bénéfices et les points forts de cette méthodologie si tu as le statut d’indépendant.e ?

⚡ Personnellement, j’attendais avec impatience la sortie de The PARA Method de Tiago Forte. J’étais curieuse d’aller plus loin et d’en apprendre davantage à ce propos, même si j’avais déjà décortiqué et adapté à ma sauce sa méthodologie suite à la lecture de son premier livre. À vrai dire, j’utilise la méthode PARA depuis déjà pas mal de temps pour organiser mes pages et mes bases de données sur Notion, en complément de la méthode CODE pour le stockage et la prise de notes.

Le résultat est là : c’est tellement reposant d’un point de vue cérébral d’avoir un espace de travail en ligne parfaitement agencé ! Tu sais où ranger chacune de tes données, et où retrouver celles dont tu as besoin en quelques secondes. Si le sujet t’intéresse, je t’ai expliqué comment j’ai organisé ma vie pro sur Notion, et notamment comment j’ai élaboré sa structure avec des thématiques précises afin de ne pas m’éparpiller.

Pour résumer les avantages de la méthode PARA :

• Avec seulement 4 catégories d’informations à retenir, elle est très simple d’accès et facile à appréhender. 🙌🏻
• Du fait de sa flexibilité, elle s’adapte à ton business et aux outils que tu préfères utiliser afin que tu puisses construire un système d’organisation personnalisable et sur-mesure, en fonction de tes propres besoins.
• En t’aidant à structurer ton espace de travail de manière rationnelle et cohérente, elle lutte efficacement contre ton impression de désorganisation chaque fois que tu cherches l’emplacement idéal pour conserver ou retrouver une information précise. 💭
• Comme elle t’oblige à identifier ce qui est important pour toi et à définir tes priorités du moment, elle te pousse à rester focus sur les projets les plus essentiels. 🔎
• Une fois qu’elle est appliquée lors de la création ou de la refonte de ton environnement de travail, elle ne requiert pas de grosse maintenance, si ce n’est une mise à jour de tes projets et un archivage de certains éléments. 📦

Bref, la technique PARA est à la fois fiable, modulable, intuitive et résolument puissante. Fini le sentiment de chaos et le bazar numérique qui génèrent de l’anxiété au quotidien ! Tu as juste à respecter le système établi, sans te poser plus de questions. C’est bien la preuve qu’il n’y a pas besoin d’un système ultra-sophistiqué, mais plutôt de simplicité et de minimalisme. ✌🏻

À noter que la méthode PARA s’ajoute à toutes celles que je t’ai déjà présentées jusqu’ici pour garder le contrôle sur son organisation en freelance. Ce n’est qu’une pratique parmi tant d’autres à adopter si tu désires remettre de l’ordre dans ton business et avancer plus sereinement.

🙏🏻 Petit rappel qui peut être salvateur : ton bien-être en freelance dépend en partie de l’efficacité de ton système d’organisation. C’est ce qui permet de soulager ton mental, d’éviter une surcharge cognitive, et donc, de prévenir un burn-out entrepreneurial, dans un contexte où tu es bombardé.e d’infos en tous genres et où tu as l’impression de devoir gérer un million de choses à la fois pour ton entreprise. 🤯

Appliquer la méthode PARA sur Notion

Comme tu le sais, chez J&J, nous avons décidé de construire notre second cerveau sur Notion. Tout naturellement, c’est donc sur cet outil que j’applique la méthode PARA de Tiago Forte et je vais te montrer comment le faire à ton tour avec des exemples très concrets. Bien sûr, ces explications et conseils restent valables pour n’importe quel support sur lequel tu vas bâtir ton système de gestion des connaissances.

Ça peut être un autre outil d’organisation et de productivité tel que ClickUp ou Airtable, un cloud (un espace de stockage en ligne type Google Drive ou Dropobox), ou tout simplement ton ordinateur avec un rangement par dossiers, sous-dossiers et fichiers. Libre à toi de choisir la plateforme ou l’application qui te convient le mieux. 😊

Étape 1 : lister et sélectionner tes projets du moment

Tout d’abord, tu peux commencer par lister (sur papier ou sur un document numérique) tous les projets sur lesquels tu planches actuellement.

Par la suite, fais un tri et retiens uniquement les idées qui répondent vraiment aux critères établis par la méthodologie PARA : un projet n’en est vraiment un que s’il est associé à des objectifs/des résultats bien définis, une série de tâches à effectuer dans un certain ordre et une date d’achèvement. Au total, Tiago Forte recommande de noter jusqu’à 15 projets grand maximum, sphère perso et activité professionnelle comprises.

Si on reste dans l’univers de l’entrepreneuriat, on peut avoir différents exemples de projets PARA tels que :

• Refondre ton site web.
• Trouver 2 nouveaux clients réguliers pour de la prestation de services.
• Lancer une nouvelle gamme de produits.
• Suivre la formation XXX.
• Créer un ebook gratuit qui fera office de freebie pour agrandir ta liste d’e-mails.
• Organiser une masterclass.

Une fois que tu as ta liste de projets, je t’invite à créer un dashboard sur Notion intitulé sobrement « Mes projets ». Sur ce tableau de bord, chaque projet fera l’objet d’une sous-page qui contient des données spécifiques. Le plus chouette selon moi, c’est d’afficher tes projets avec la vue « Gallery » sur ta page Notion, ce qui te permettra de mettre une image de couverture ainsi qu’une barre de progression.

☝🏻 Tu t’en doutes peut-être, mais les informations disponibles sur ce dashboard Notion seront en partie liées à celles accessibles sur tes autres pages principales (tes « zones de responsabilités » et « ressources »). Cela semble logique puisque tes projets viennent soutenir l’activité permanente de ton entreprise.

Pour le dire autrement, bien qu’on ait 4 catégories d’informations distinctes avec le système d’organisation PARA, certaines sont en fait reliées entre elles. Sur Notion, tu peux créer ce que l’on appelle des bases de données relationnelles pour que tes informations se recoupent.

🗓️ De même, tu pourras retrouver et surtout mettre en évidence les tâches relatives à tes projets dans une page « Ma to-do list », ou une page plus globale que tu peux nommer « Mon planning » sur ton espace Notion. Pour gagner un maximum de temps, sache que tu peux te servir de notre template Notion spécial Planning, le modèle que l’on utilise chaque jour chez J&J. Il suffit de le dupliquer, puis de le compléter afin d’interconnecter tes objectifs avec tes projets et ta to-do hebdomadaire/mensuelle. 😎

Étape 2 : identifier tes domaines de responsabilités en tant qu’entrepreneur.e ou freelance

Prochaine étape : créer un autre tableau de bord sur Notion pour tes « areas », autrement dit les grands domaines dont tu es responsable en permanence, quel que soit le moment de l’année. Ici encore, un domaine = une sous-page avec une base de données liée si nécessaire.

Des exemples de sphères de responsabilités au sens de la méthode PARA :

• l’administratif ;
• le suivi de ta comptabilité ;
• les prospects et clients ;
• les ressources humaines ;
• le customer care ;
• les partenariats ;
• la gestion de ton site internet ;
• l’activité pédagogique de ton organisme de formation ;
• la production de tes contenus ;
• un podcast ou une chaîne YouTube.

À cela peuvent s’ajouter d’autres exemples inhérents à la sphère privée : la santé, le sport, la culture, la famille, les amis, la maison, les finances personnelles, le développement personnel ou encore les voyages.

Ce qu’il faut bien comprendre, c’est que tu as la possibilité de placer le curseur où bon te semble concernant le niveau de précision de tes « areas ». Ainsi, tu peux créer un domaine « gestion d’entreprise » qui englobe l’administratif et la compta de ton business, ou un domaine « loisirs » qui comprend toutes les activités que tu pratiques pour te détendre, t’amuser et faire des pauses (le dessin, les jeux de société, le roller, le crochet ou la pêche sous-marine… peu importe le hobby ✌🏻).

Néanmoins, garde à l’esprit qu’il faut concevoir un système de rangement et d’organisation performant, doté d’une arborescence logique et intuitive. Tiago Forte parle du principe d’« actionnabilité » : faire en sorte que tes informations soient rapidement exploitables, sans avoir à parcourir de façon lente et fastidieuse tout ton workspace.

Par conséquent, je te conseille de limiter le nombre de sous-domaines et la densité des informations contenues dans chaque domaine de responsabilités si cela peut t’aider à y voir plus clair. Concrètement, si ton domaine « maison » concerne uniquement l’entretien et la décoration de ton logement, voire le chouchoutage de tes plantes, ça devrait largement le faire. 😏

Étape 3 : rassembler toutes tes ressources sur un tableau de bord spécifique

Qu’on se le dise, la gestion des ressources numériques n’est pas la moitié d’un doss’ quand on travaille à son compte. 🥲

Le problème est simple : plus on a de centres d’intérêts et de sujets en lien avec notre domaine d’activité, plus on accumule une quantité astronomique de ressources.

Or, sans un système d’organisation méthodique, ça ne sert strictement à rien de stocker des données qu’on entrevoit comme utiles ou des sources d’inspiration pour le futur. C’est triste (et très ennuyeux), mais elles seront vouées à se noyer dans la masse d’informations. 😶‍🌫️

➡️ Si tu appliques la méthode PARA sur Notion, tu peux tout simplement créer une page « Mes Ressources » avec une base de données complète qui associe à chacune d’entre elles plusieurs tags ou étiquettes :

• la date de collecte ;
• le nom de la personne qui a écrit, théorisé et/ou diffusé la ressource ;
• le type de contenu (article de blog, vidéo YouTube, webinaire, épisode de podcast, formation, etc.) ;
• le statut (déjà exploité ou non par exemple).
• des mots-clés liés aux thèmes qui sont abordés ;
• le projet et/ou le domaine de responsabilité qui peut être associé à cette ressource.

Pour rappel, une ressource bien spécifique = une entrée dans ta base de données dédiée à tes ressources.

C’est en renseignant cette entrée que tu vas attribuer certaines étiquettes à ton contenu. Histoire d’aller plus vite, tu peux créer un modèle de page à compléter en quelques minutes à l’aide de la fonctionnalité « Template Button » sur Notion. Si ce terme ne t’est pas encore familier, je te recommande de (re)lire mon article qui t’explique comment bien utiliser Notion en freelance. 🙂

🧠 Tu veux voir à quoi ressemble le système de gestion des connaissances que nous avons bâti et que nous utilisons quotidiennement chez J&J ? J’ai mis à ta disposition le template Notion Second Cerveau, qui n’est rien d’autre que mon « Brain Hub ». C’est un dashboard ultra-complet qui te permet de capturer, d’entreposer et d’exploiter l’ensemble des ressources et apprentissages provenant de ta veille, des moments de brainstorming en équipe ou encore des formations que tu suis.

Aux dires des personnes qui ont téléchargé ce modèle de tableau de bord prêt à l’emploi, c’est terriblement efficace pour vider ton cerveau, constituer une sorte de bibliothèque digitale et optimiser la prise de notes issue de ta collecte de ressources. 💪🏻

Étape 4 : créer une page dédiée à tes archives

On termine avec la dernière catégorie de données (et donc de page) à créer sur ton espace avec la méthode PARA : celle consacrée à tous les éléments que tu aimerais archiver.

Dans « Mes archives », tu pourras ranger précieusement :

• les projets terminés, reportés ou annulés ;
• des domaines qui sont désormais inactifs ;
• les ressources jugées inutiles (étant donné qu’elles sont devenues obsolètes, ou encore parce que tu en sais assez sur le sujet).

Toutefois, Tiago Forte insiste sur le fait que ces archives ne constituent pas un « cimetière à idées ». Tu peux déplacer un élément dans cette catégorie, mais également le remettre dans l’une des 3 autres si cela s’avère pertinent à l’instant T. C’est pourquoi tes éléments archivés doivent demeurer consultables et facilement exploitables à n’importe quel moment.

À l’issue de ces 4 étapes (= les 4 piliers de la méthode PARA), tu as normalement réussi à structurer de façon rationnelle et méthodique ton espace de travail numérique, qu’il soit sur Notion ou sur un autre outil. Il te reste à examiner régulièrement le contenu de ton espace afin de mettre à jour tes projets et archiver les éléments d’informations dont tu n’as plus besoin.

Autrement, l’essentiel de ton système d’organisation est là ! Et si tu comptes télécharger nos templates Notion pour enrichir ton propre espace, je t’encourage à bien le structurer en amont : cela te permettra de dupliquer en 1 clic chaque modèle au bon endroit, et donc de te mettre au travail le plus vite possible, sans te disperser. 🤗

Est-ce que, toi aussi, tu as appliqué la méthodologie PARA pour organiser et gérer tes données en ligne ?