Organisation en Freelance : comment garder le contrôle ?

Organisation en Freelance : comment garder le contrôle ?

Depuis le début de l’année, je crois que c’est le sujet le plus réclamé dans tes mails et dans tes messages sur les réseaux sociaux 😊 L’organisation en Freelance, vaste sujet ! Alors, petit disclaimer immédiatement : les méthodes dont je parle ici sont les miennes. Elles ne sont peut-être pas adaptables à ton job, à ta personnalité ou à tes habitudes. Elles ont juste le mérite de fonctionner pour moi. Je me dis : pourquoi pas pour toi ? 🤗 Bon voyage dans mon organisation !

Le calendrier : un allié de taille

Un calendrier est indispensable à tout Freelance : il te permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’année, et de détecter en un coup d’oeil tes périodes creuses ⛱ et chargées 🌪 . J’ai personnellement opté pour un agenda papier (celui de Mr Wonderful très exactement que tu as déjà du apercevoir sur Instagram) avec 3 codes couleurs : le gris pour le community management & toute autres missions en Freelance (genre interventions, rendez-vous client, etc), le violet pour tout ce qui touche à ce site web (la rédaction des billets, les coachings, les visuels, la stratégie marketing, etc) et le vert pour tout ce qui est perso (pauses dej’ avec les copains, rendez-vous personnels, etc) 🖍

 

De cette manière, je peux voir en un coup d’oeil comment sont orchestrées mes journées. Parfois je me dis “oulalaaaa, j’ai pas une minute pour bosser sur le blog mercredi, il faut que je m’impose du temps le jeudi”, par exemple. Il me permet également de noter des RDV lointains pour ne pas les oublier, ou gribouiller telle une adolescente à propos des vacances, des concerts auxquels j’assiste ou les anniversaires de mes proches 😎

To do list : avec toi au quotidien

Une to do list te permet de savoir au jour le jour ce que tu as à faire. Elle est, selon moi, un INDISPENSABLE. Encore plus que le calendrier finalement ! 😉 Ma to do list est clairement une extension de mon cerveau, car elle me permet de penser à des milliers de petites choses que celui-ci ne pourrait pas retenir de lui-même. Pour ça, j’utilise le logiciel Things (qui est présent dans la liste de mes meilleurs outils).

 

Au quotidien, je gère pas moins de 27 projets/clients en simultané. Si je n’avais pas ce logiciel pour m’aider, j’aurais certainement fait une multitude d’erreurs, des oublis et surtout j’aurais pété les plombs ! 😂 Il me permet de classer les choses que j’ai à faire par projet/client, et de me fixer des dates de réalisation.

 

Ma méthode est assez simple : je ne me laisse pas le choix quant à la réalisation des tâches que je me suis attribuée le jour ou je dois les faire (est-ce que je suis claire sur cette phrase ? 😂 j’en doute). Dans le doute, voici un exemple : aujourd’hui, en me mettant au travail, je vois que j’ai 21 choses à faire (toutes catégories confondues, des trucs qui prennent 3 minutes, et des trucs qui prennent 1h30). Je n’arrête pas de travailler tant que ces 21 tâches ne sont pas réalisées.

 

Evidemment ce fonctionnement n’est efficace que si tu es ré-a-liste quant à ce que tu peux réaliser ou non dans ta journée. Avant de t’attribuer une tâche lundi prochain, demande-toi bien si tu seras en mesure de VRAIMENT la réaliser lundi prochain ou non. Si tu as un doute, planifie cette tâche pour plus tard en fonction de son importance et de son urgence. Tu me suis ? 😇

 

Donc, au fil de la journée, je réalise ces tâches, une par une ✖ . Parfois, la réalisation de mes tâches du jour est terminée à 19h, dans ce cas là, j’arrête jusqu’au lendemain. Parfois, la réalisation de mes tâches du jour se termine à 15h. Dans ce cas là, je sais qu’il me reste au moins 3h de travail, alors j’ai 2 options : soit je prends de l’avance sur les tâches du lendemain (uniquement quand c’est pertinent), soit je profite de ce temps là pour faire toutes les choses que je ne planifie jamais (je me forme sur un truc en particulier, je trie mes papiers, j’appelle mes business besties pour les empêcher de travailler… 😇).

Blocs de temps : la clé de la maîtrise

Si on garde mon exemple des 21 choses à faire dans ma journée, je te disais qu’il y en avait qui duraient 3 minutes, d’autres 30, et d’autre plusieurs heures. Pour organiser ce petit bazar, je compartimente ma to do list en blocs de temps. Je fais ça depuis plus de 3 ans maintenant, et ça fonctionne TROP BIEN 😍 (en tout cas pour moi !).

 

✏ Alors concrètement, comment ça s’articule ? Je rassemble en fait mes tâches de façon à ce qu’elles soient réalisées de la façon la plus efficace possible. Tu peux rassembler tes tâches en fonction : du client pour lequel tu travailles (c’est à dire TOUT faire pour ce client avant de passer à un autre, etc etc), du thème de tâches (c’est à dire toutes les tâches qui se passent sur Facebook, puis toutes les tâches relatives à la rédaction, puis tout ce qui se passe sur Photoshop, etc), ou alors classiquement du plus important/urgent au moins important/urgent.

 

De cette manière en début de journée, une fois que tu as rassemblé tes tâches en petits groupes de tâches qui se ressemblent, tu peux les planifier dans ta journée en “blocs de temps”. Par exemple de 9h30 à 12h je rédige des contenus, puis de 12h à 13h je ferai un peu de Photoshop pour me détendre le cerveau. Ensuite, de 14h à 15h30 je préparerai mes posts Facebook du mois de Juin. Etc, etc 😊

 

Au départ, tu ne vas pas pouvoir estimer de façon exacte combien de temps te prendra telle ou telle tâche. Et c’est normal ! Plus tu auras l’habitude de travailler comme ça, plus tu seras en mesure de savoir combien de temps te prendre une planification d’un mois sur les réseaux sociaux, ou la rédaction d’un article de blog de 300 mots. Donc sans pression au départ hein 🤗

 

Ensuite, tu maîtriseras bien mieux ton temps : tu seras moins stressé(e), plus serein(e) (même en voyant 32 trucs à faire dans la journée 😉) et tu seras en mesure de te fixer de nouveaux objectifs pour être encore plus efficace au quotidien ! Tu vas pouvoir aussi te rendre compte que certaines tâches sont chronophages, tu pourras peut-être chercher des solutions pour les automatiser ou les déléguer par exemple. Tu auras une vision bien plus globale de ton quotidien et de ce qui prend trop de place ou non. Bref, LA MAÎTRISE QUOI ! 😎

Et toi, comment tu organises tes journées ?

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3 COMMENTS
  • ornellastro
    19 juin 2018

    Putain, ça m’impressionne cette organisation !

  • Audrey
    19 juin 2018

    Salut Julia ! Très bonne organisation ! J’en prends note :) Du coup, j’ai une petite question : comment fais-tu pour gérer le community management de tes clients tout en gérant ta propre stratégie marketing pour ton blog ? J’arrive pas à m’organiser car je trouve que gérer sa presence en ligne est très chronophage et je n’arrive pas à suivre… en dehors du fait que je pratique ta méthode (j’écris les articles en une fois pour le mois à venir)…. Merci !

  • MamanMaisCoquette
    20 juin 2018

    Merci pour cet article ! Ça nous permet d’en savoir plus sur ton organisation, et personnellement j’aimerai tellement me lancer en freelance, mais j’avoue que je ne sais pas dans quel domaine mdr

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