Comment j’ai basculé ma vie sur Notion en 5 étapes

1. Étape 1 : Visiter et découvrir l’outil Notion
2. Étape 2 : Écrire la structure de mon organisation
3. Étape 3 : Construire les pages et remplir les bases de données
4. Étape 4 : Pimper mes pages Notion
5. Étape 5 : Utiliser mon espace Notion au quotidien

Étape 1 : Visiter et découvrir l’outil Notion

La toute première étape de mon aventure avec Notion, ça a bien sûr été la découverte de son fonctionnement. Quand on est habitué à certains outils comme Trello, il faut repartir de zéro sur de nouvelles bases et de nouveaux mécanismes. Car Notion ne fonctionne comme aucun autre outil d’organisation ou de productivité. Et je ne vais pas aller jusqu’à dire qu’il est intuitif (puisqu’il casse complètement les codes), mais une fois quelques notions intégrées, on finit par s’y retrouver facilement ! 🤓

Notion, c’est une toile vierge que l’on va remplir à sa façon et selon ses propres besoins. Et c’est l’ultra-personnalisation de cet outil qui m’a séduite. J’ai vite vu en Notion la possibilité de me créer un espace de travail sur-mesure qui me ressemble et suit mes lubies au fil du temps 🙌. À l’époque, j’étais un poil frustrée par les tableaux de bord formatés des autres outils (ClickUp, Asana, Trello, etc.). S’ils m’ont aidée à m’organiser pendant longtemps, j’en avais fait le tour et je voulais outrepasser leurs limites. Avec Notion, la question est vite répondue : un workspace global & autant de pages et de bases de données que nécessaires pour tout centraliser. Le rêve quoi 🤩

Étape 2 : Écrire la structure de mon organisation

Un outil complètement vide et sans structure, c’est bien, mais par où on commence concrètement ? C’est la question que je me suis posée après avoir fait mes premiers pas sur Notion. Il est clair que le but du jeu n’est pas de s’éparpiller ou de créer un espace de travail bancal, qui ne fonctionnerait pas vraiment. Si tu fais, toi aussi, tes débuts sur Notion et ses infinies possibilités, sache qu’il y a deux façons d’y transférer ton cerveau :

1️⃣ Importer tes données depuis un autre outil d’organisation ou de gestion de projet. Certains logiciels te permettent d’extraire l’ensemble de tes données (généralement en .csv) pour les téléverser ailleurs. C’est le cas de Trello, et si tu l’utilises actuellement mais que tu souhaites passer à la puissance de Notion, ce billet t’expliquera la marche à suivre 👌.

Le souci que cela peut poser : tes données seront importées et reformatées dans Notion (par exemple : un tableau Trello reprendra sa forme initiale sous Notion). C’est intéressant mais ça ne te permet pas forcément d’exploiter tout le potentiel de Notion. Dans ce cas, c’est la seconde solution que je te recommande ⬇️

2️⃣ Repartir de zéro (c’est la team que j’ai choisie) : adopter un tout nouvel outil dans ton quotidien, c’est aussi le moment idéal de faire un gros tri dans tes données. Et c’est parfois plus facile d’imaginer la structure de ton futur espace de travail en partant de rien, plutôt que te restreindre à ce que tu connais déjà.

De mon côté, j’ai donc commencé par imaginer la structure de mon organisation sur papier, en suivant la théorie des tiroirs. C’est-à-dire :

• Mon espace Notion représente une commode dans laquelle je veux ranger toutes mes données professionnelles ;
• Dans cette commode, sont rangés des tiroirs qui correspondent à des thématiques précises de notre entreprise (par exemple : le tableau de bord de nos projets) ;
• Chaque tiroir contient plusieurs éléments similaires (des chaussettes si tu veux poursuivre la métaphore 😂). Dans cet exemple, il s’agit de nos projets en question, tous rassemblés au même endroit.

Et j’ai appliqué cette logique sur tous les volets de notre entreprise pour obtenir la structure globale de notre futur workspace Notion.

Étape 3 : Construire les pages et remplir les bases de données

Après l’imagination, place à la construction ! Notion fonctionne donc sur un système de pages et de bases de données. Et après une petite prise en main de l’outil, il devient très facile et intuitif de créer un nouvel élément. Si facile que l’on peut vite s’éparpiller et créer tout un tas de pages désorganisées, d’où l’importance de s’en tenir à la structure imaginée. Ce qu’on veut, c’est un outil d’organisation efficace, qui nous fait gagner du temps et facilite la gymnastique de nos cerveaux 🧠

À cette étape de mon passage sur Notion, j’ai donc recréé petit à petit le squelette de mon organisation sur l’outil (soit la commode dans mon exemple précédent). Si tu en es à cette étape, toi aussi, tu verras qu’il y a de très nombreuses fonctionnalités différentes. Mais l’objectif n’est pas de passer 10 ans à construire ton espace de travail avant de pouvoir l’utiliser. Je te conseille donc de commencer par les tableaux de bord les plus urgents, les plus évidents ou les plus utilisés au quotidien ⚡️

De mon côté, c’est le tableau de bord Notion de nos contenus sur le web qu’il m’a fallu construire en premier lieu. C’est celui que nous utilisons le plus et qui nécessite le plus de réflexion et d’orchestration au quotidien. C’est donc le premier que j’ai eu envie d’expérimenter sur Notion (mais notre To Do List l’a très vite suivi 📍).

Étape 4 : Pimper mes pages Notion

Les pages, tableaux de bord et bases de données sont construites = passons au pimpage, soit mon étape préférée sur Notion 😍. Personnellement, je ne peux pas travailler sur un outil dont l’interface et le design ne me plaisent pas. J’ai besoin de minimalisme, de pages épurées et de couleurs pastel. Avec Notion, je peux dire que je suis servie.

S’il n’en a pas l’air comme ça, sache que son potentiel de personnalisation est tout de même assez fou : polices, couleurs, titres, textes formatés, vues, images, emojis, colonnes, etc. Bref, il y a de quoi faire ! Un espace Notion peut être très différent d’un entrepreneur.e à l’autre, et il n’y a qu’à voir tous les différents templates Notion disponibles un peu partout sur le web pour s’en rendre compte.

À cette étape, j’ai donc pris le soin de pimper mes pages et bases de données Notion pour transformer mon workspace en un petit cocon douillet ☁️

Étape 5 : Utiliser mon espace Notion au quotidien

La dernière étape était toute trouvée : officialiser notre passage à Notion. C’est le moment où nous avons laissé tomber nos autres outils, comme Trello, pour nous concentrer uniquement sur notre workspace Notion. Je dis “nous” pour “Julie & moi” mais il a bien sûr fallu passer par une étape intermédiaire : la présentation de notre nouvel outil d’organisation à Julie 😄

Et je pense que la suite, tu l’as connais si tu nous suis déjà : aujourd’hui, nous orchestrons la totalité de notre quotidien professionnel sur Notion. J’ai donc embarqué Julie dans mes délires, ainsi que toutes les personnes qui ont téléchargé nos templates Notion. 😂

6️⃣ Cependant, je dois quand même te parler d’une sixième étape bonus : tout casser et recommencer ! Entre mes premiers jours sur Notion et aujourd’hui, mon système d’organisation a connu plusieurs versions (en matière de design ou de fonctionnement). À vrai dire, expérimenter et optimiser toujours plus notre espace de travail Notion, c’est aussi pertinent pour notre entreprise que satisfaisant à faire 💛.

Et après plusieurs années à utiliser l’outil de manière intensive, on pense avoir enfin trouvé les meilleurs dashboards Notion pour gérer notre entreprise et notre cerveau. Je te propose de les utiliser à ton tour sous forme de templates Notion à dupliquer chez toi ! 🙌