5 trucs à ne pas faire sur Notion

1. Construire ton workspace Notion sans réfléchir à sa structure
2. Multiplier les pages Notion sans organisation logique
3. Ne pas utiliser les bases de données Notion
4. Utiliser TROP de bases de données Notion
5. Refaire tout ton espace Notion 4386 fois par mois

Construire ton workspace Notion sans réfléchir à sa structure

On attaque directement par la plus grosse problématique lorsqu’on débute sur Notion : il est vide 😂. On est donc sur un outil qui change énormément la manière dont on perçoit le travail sur un support digital ou un logiciel classique. Notion casse les codes et te laisse carte blanche pour créer et organiser ton espace de travail (hormis les templates gratuits qu’il te propose). Certaines personnes en sont ravies et visualisent très bien leur futur workspace, d’autres ont besoin d’un peu plus d’encadrement.

Si tu te situes dans cette seconde team, ne panique pas 🙏. À vrai dire, je connais moi-même quelques entrepreneurs ayant tourné le dos à Notion à la première utilisation… Pour finalement y revenir et y basculer toute leur vie. Ce qui a changé entre-temps ? Ils ont pu apercevoir les possibilités de Notion et différents espaces de travail pour se faire une idée plus précise.

Pour ne pas te décourager ou t’embrouiller l’esprit si tu débutes sur Notion, je te conseille de commencer… sur une feuille de papier ! 😅 (ou sur un outil de prise de notes si tu préfères). C’est valable également si tu es plutôt à l’aise sur l’outil et que tu as besoin de te créer un tout nouveau workspace Notion ! 🤓

L’objectif de cet exercice : réfléchir d’abord aux différentes composantes de ton espace de travail Notion avant de t’y mettre. Tu peux lister les éléments qui composent ton environnement en freelance (par exemple : une to-do list, une base de données de tes clients, tes finances, tes contenus sur le web, etc.). Tu verras qu’il te sera beaucoup plus simple de visualiser ton workspace Notion en sachant exactement comment le construire et l’organiser 📍

Multiplier les pages Notion sans organisation logique

C’est un peu la suite logique de notre premier point. Sur Notion, on peut vite se retrouver submergé.e de nouvelles pages – parfois superflues, sans rangement logique ni hiérarchie. Résultat des courses : on perd parfois des données parce qu’on ne sait tout simplement plus où on les a rangées la première fois. Bon, tu t’en doutes : ce n’est pas notre but lorsqu’on a besoin d’un outil d’organisation et de productivité efficace en tant qu’entrepreneur 🤯

Je t’invite donc à voir ton workspace Notion comme un gros classeur contenant des intercalaires et un sommaire 🗂. Pour gagner du temps au quotidien, ton espace de travail a besoin d’une hiérarchie logique. Et ça tombe bien parce que Notion te donne justement la possibilité de créer un écosystème 100% personnalisé 🔥

Alors, pour bien ranger ton espace Notion et conserver sa cohérence au fil du temps :

• Évite de multiplier les pages « sauvages ». Celles qui se promènent un peu partout dans ton workspace, créées sur un coup de tête ou mises à un endroit qui ne te paraîtra plus logique dans une semaine. Pour cela, on compartimente les informations et les ressources car dans une bonne organisation, chaque chose est rangée à sa place 🤓
• N’utilise pas ta barre de navigation à la gauche de ton écran comme un espace « fourre-tout ». Cette barre latérale, c’est comme un sommaire général de ton workspace. Je te conseille donc de n’y conserver que les pages les plus importantes, qui rassemblent elles-mêmes les pages & bases de données autour des mêmes thématiques 🗃.

Ne pas utiliser les bases de données Notion

Les bases de données, c’est clairement la plus grande force de Notion ⚡️. Et c’est justement ce qui va t’éviter de multiplier les pages et de polluer ton espace de travail. Il est possible d’organiser (environ) 1 million de choses différentes via une base de données Notion. Si tu es freelance ou entrepreneur.e, ça peut être par exemple : tes clients, tes rendez-vous et appels clients, tes factures de vente et/ou d’achat, tes notes, tes projets & objectifs, etc. Bref, tu as compris : tout peut être centralisé au même endroit plutôt que dispatché un peu partout dans ton outil d’organisation.

Pour optimiser un maximum tes bases de données sur Notion, n’hésite pas à utiliser :

• Les différentes vues. En créant une nouvelle database, tu as le choix entre plusieurs formats selon les informations que tu souhaites stocker (liste, tableur, format « Trello », calendrier, etc.). Parfois, une même base de données peut nécessiter plusieurs formats, comme un calendrier éditorial. Et ça tombe bien : tu peux ajouter autant de vues que nécessaire à ta database, plutôt que de la dupliquer ou d’en créer de nouvelles.
• Les propriétés : elles rendent l’utilisation de Notion si pratique par leur diversité ! Libre à toi d’organiser ta base de données avec des dates, des cases à cocher, des champs personnalisables, d’y ajouter des urls, fichiers, chiffres… Et même des gens si tu délègues ou collabores avec d’autres personnes par exemple.
• Les filtres : là aussi, tu peux paramétrer librement ta base de données pour qu’elle n’affiche que ce que tu souhaites. Par exemple, tu peux très bien ajouter un filtre à une base de données To Do List pour qu’elle n’affiche plus les tâches ayant le statut « terminé ». De cette manière, tu gardes une base de données Notion clean tout en ne supprimant pas pour autant le travail qui a été fait. Tout ce qui est terminé sera bien sauvegardé, mais ne sera tout simplement plus affiché 💡

Utiliser TROP de bases de données Notion

À l’inverse, utiliser trop de bases de données peut aussi être contre-productif sur Notion. Ici, tout va dépendre de l’utilisation que tu fais de ton outil. Mais je sais par expérience que lorsqu’on centralise toute sa vie professionnelle (et/ou personnelle) sur Notion, il vaut mieux optimiser ses bases de données plutôt que d’en créer 543 différentes 🤪

C’est ici que je vais donc te parler de l’une des meilleures idées des créateurs de Notion. Certaines databases reçoivent beaucoup de nouvelles données au quotidien (comme une to-do list ou une base de contenus pour le web par exemple). Ajouter et personnaliser des templates à ta base de données te permettra non seulement de gagner un temps fou, mais aussi d’optimiser ton espace Notion.

Pour te donner un exemple concret, voici nos templates pour ajouter de nouvelles données à notre propre base de données de contenus. Chaque template contient des informations pré-remplies que je n’ai pas besoin de renseigner à chaque fois. À l’intérieur, on retrouve aussi une guideline précise selon le type de contenu ⤵️

🛠 Pourquoi fonctionner avec ces templates dans ma base de données Notion ? Tout simplement parce que cette base contient énormément de choses, et que j’ai besoin d’un affichage filtré par catégorie de contenu sur différentes pages. Plutôt que de créer une database par type de contenu, je n’en ai qu’une seule qui est ensuite dupliquée et à laquelle j’applique des filtres 🙌

Pour optimiser ta propre production de contenus, je t’invite à télécharger notre templates Notion édition Contenus. C’est tout simplement la copie de notre propre process chez J&J. 😊

Refaire tout ton espace Notion 4386 fois par mois

Eh oui, quand on a en face de soi un outil d’organisation aussi flexible, il est très tentant de le pimper encore et encore. Voire de refaire tout son espace de travail Notion dès qu’un nouveau template tendance pointe le bout de son nez sur Pinterest (ne mentez pas les fans de Notion, on fait tous la même chose 😂).

Alors bien sûr, Notion est formidable parce qu’il évolue en même temps que toi, ta maîtrise de l’outil, ton organisation et ton activité. Et c’est une très bonne chose de chercher à l’optimiser constamment jusqu’à trouver la bonne formule : LA méthode d’organisation Notion qui te correspond. Mais il me semblait important d’aborder ce point dans cet article à propos des choses à éviter sur Notion. Parce qu’à trop vouloir en faire, on en perd l’objectif premier de cet outil : te faire gagner du temps et de l’efficacité au quotidien.

Notion propose régulièrement de nouvelles fonctionnalités (comme des automatisations par exemple) en plus des templates et ressources Notion à glaner partout sur le web. Je te conseille donc de te créer une page Notion de tests, sur laquelle tu pourras expérimenter de nouvelles choses sans devoir perturber ton workspace habituel. Un peu comme un laboratoire avant implémentation officielle si tu préfères 🔬.

Nous voilà arrivés au bout des principales erreurs qu’il est facile de faire quand on débute sur Notion. Si c’est ton cas, sache que l’outil est si varié que tu n’en auras pas fait le tour en quelques heures seulement. Sa maîtrise s’apprend au fil de tes besoins, et c’est aussi ça qui le rend génial 🤗