Mes 3 outils de gestion d’emails ces 3 dernières années

1. Airmail, la gestion d’emails en toute simplicité
2. Spark, la gestion collaborative des emails
3. Superhuman, l’expérience de gestion d’emails la plus aboutie
4. Mon verdict sur ces 3 outils de gestion des emails

Airmail, la gestion d’emails en toute simplicité

Commençons par mon tout premier client email (en dehors des messageries classiques type Gmail) : AirMail. C’est une application conçue pour iOS d’après iOS. C’est-à-dire : avec le minimalisme et la sobriété que l’on retrouve habituellement chez la marque. Et c’est l’une des raisons pour laquelle j’ai d’abord adopté AirMail, puisque l’outil ressemble beaucoup à Mail (l’application d’emails native sur iOS). Et comme tu le sais peut-être déjà, j’aime les interfaces épurées qui vont à l’essentiel 👌

🍏 Alors, que propose AirMail ? C’est tout simplement un outil pour rassembler toutes tes boîtes et centraliser tes emails. AirMail est compatible avec de nombreuses messageries parmi les plus courantes (par exemple : Gmail, iCloud Mail, Office 365, Outlook, etc.). Si besoin, tu pourras aussi paramétrer d’autres intégrations mail en mettant un peu les mains dans le cambouis. Au-delà de cette fonctionnalité de base, AirMail nous propose :

✔️ Le tri automatique des emails entrants par ordre de priorité, ce qui est plutôt confortable si tu en reçois beaucoup. Je pense par exemple aux emails qui te sont directement adressés (tes clients, partenaires, etc.) et aux newsletters.

✔️ La fonction snooze (un peu comme un réveil le matin oui ! 🤗). C’est la fonction parfaite pour la team de ceux qui ouvrent leurs emails en temps réel mais qui sont trop occupés pour y répondre dans l’immédiat (je sais que vous existez, et je ne vous juge pas 😂).

Le reste des fonctionnalités est plutôt classique et attendu dans un outil de gestion d’emails. Réponses rapides, programmation d’emails, dark mode, etc. AirMail englobe tout ce qui est utile, sans trop en faire. Selon moi, il est très bien si tu veux absolument rester dans un environnement Apple (avec l’interface à 90% similaire à Mail) et utiliser toutes les fonctionnalités de ton matériel (comme la Touch Bar ou l’Apple Pencil par exemple). Pour ma part, je me suis vite aperçue qu’AirMail ne répondait pas forcément à tous mes besoins, et il m’a fallu trouver un outil d’emails plus robuste et complet 🤖

Spark, la gestion collaborative des emails

Passons donc à Spark, la seconde application de gestion des emails que j’ai expérimentée. C’est d’ailleurs l’outil que j’utilisais encore il y a peu de temps et c’est d’ailleurs celle que Julie continue d’utiliser aujourd’hui. Ici, on est toujours sur un outil au style épuré, mais plus complexe qu’AirMail. Et le principal argument de Spark, c’est ce que l’on appelle la Smart Inbox. L’outil te propose trois blocs d’emails différents par ordre de priorité : les emails qui te sont adressés, les notifications et enfin, les newsletters. Pour aller à l’essentiel et ne pas t’éparpiller dans les nombreux emails marketing dès le matin, c’est TOP ! 🙌

En dehors des fonctionnalités classiques d’un outil de gestion des emails, on retrouvera aussi :

✔️ La possibilité de collaborer sur des emails. C’est idéal si tu travailles avec d’autres personnes (freelances, entrepreneur.e.s, partenaires, etc.) et que vous partagez une messagerie commune. Avec Spark, vous pourrez commenter et vous taguer sur un email, partager des brouillons, éditer un email à plusieurs en temps réel, déléguer un mail, etc. Bref, c’est un outil d’emails parfait pour la collaboration 👌

✔️ Enregistrer des modèles d’emails, ce qui peut être très pratique pour certains process répétitifs. Je pense par exemple aux envois ou relances de factures, une tâche incontournable quand on est freelance ou entrepreneur.e 😅

✔️ Personnaliser ton interface d’email, autant dans le style que sur les gestes à effectuer. En fonction de tes préférences et habitudes, tu pourras indiquer à Spark quoi faire d’un email avec un geste précis (swipe à droite, à gauche, swipe long ou rapide, etc.). Je ne sais pas toi, mais je trouve que c’est une petite fonctionnalité très cool ⚡️

Tu l’auras compris, on est donc sur un client email plus complet qui demandera un petit temps d’adaptation, étant très différent d’une messagerie classique. Et contrairement à Airmail qui nécessite un abonnement mensuel ou annuel, Spark a une version gratuite déjà très efficace en solo.

Superhuman, l’expérience de gestion d’emails la plus aboutie

Je préfère te prévenir de suite avec Superhuman, l’expérience va être très différente qu’avec n’importe quel outil de gestion d’emails. Pour commencer, l’outil n’est pas téléchargeable de suite, puisque l’équipe te réserve un onboarding personnalisé après un questionnaire. J’entends par là : un échange privé avec un membre de l’équipe Superhuman pour t’expliquer le fonctionnement et paramétrer ton interface. On est donc sur une plateforme d’email plutôt premium, qui soigne au maximum ses utilisateurs 💛

Alors, pourquoi un tel onboarding pour un « simple » client emails ? Parce que ce n’est pas un simple client emails 😂. En premier lieu, il faut savoir que Superhuman te fera gagner de précieuses minutes (qui, bout à bout, représenteront des heures entières) puisque tu n’utiliseras plus jamais ta souris pour gérer tes emails ✌️. Et c’est un concept plutôt très intelligent ! L’outil fonctionne entièrement via des raccourcis (et tout t’est évidemment très bien expliqué lorsque tu débutes). Ces raccourcis deviennent vite un réflexe auquel tu prends goût, et tu finis par devenir… un superhuman des emails ! 😄

Concrètement, Superhuman te propose des fonctionnalités uniques :

✔️ La Superhuman Command (avec la touche ⌘ de ton Mac) à partir de laquelle tu pourras accéder à toutes les fonctionnalités et raccourcis de l’outil. C’est évidemment un gros point fort pour gagner du temps sur la gestion de ta boîte mail.

✔️ Le SuperSnooze : exactement comme les autres outils qui te proposent de traiter un email à un moment plus adéquat, mais en mieux. Ici, pas besoin de sélectionner une date et un horaire, il te suffit de taper les premières lettres et Superhuman te propose des suggestions immédiates.

✔️ Le SuperSplit : ici aussi, on pourra différencier les emails qui te sont adressés des emails automatiques (marketing et newsletters), sauf qu’on pousse la fonction encore plus loin. Tu pourras isoler certaines typologies d’emails ou certains expéditeurs privilégiés, etc.

Tu trouveras beaucoup d’autres fonctionnalités pour te faciliter la vie et gagner toujours plus de temps sur tes emails. Pour t’en citer quelques-unes : le désabonnement rapide à une newsletter, des bouts de texte « modèles », la sidebar qui contient toutes les informations de tes contacts, l’affichage ultra-rapide de ton calendrier, etc. Bref, je pense que tu as compris mon amour pour cet outil incroyable 💛

Mon verdict sur ces 3 outils de gestion des emails

Aujourd’hui, c’est bien Superhuman qui m’a conquise. Au quotidien, c’est un véritable gain de temps. Et c’est aussi un outil formidable pour aimer (à nouveau) traiter ses emails quand on est très sollicité. Cela dit, je ne t’ai pas donné le plus gros point noir de Superhuman : son prix. Eh oui, pour utiliser ce bijou de technologie, il faudra débourser pas moins de 30$ par mois. Je te l’accorde, ce n’est pas donné quand on voit les tarifs classiques du marché pour un client email (quand ils ne sont pas gratuits). Il appartient donc à chacun de mesurer le rapport qualité-prix des outils du quotidien ✌️

Si tu n’es pas prêt.e à investir autant dans ton outil de gestion des emails, sache que les 2 premiers cités dans cet article sont tout de même très qualitatifs ! AirMail tient sa promesse, aussi simple soit-elle, si tu as uniquement besoin de rassembler plusieurs boîtes mails. Côté Spark, il sera particulièrement adapté si tu veux aller plus loin dans la gestion de tes emails ou si tu travailles à plusieurs. À toi de tester et de choisir le client email qui te correspond le mieux (côté Apple) 🔥