Créer un espace client sur Notion en 5 étapes

1. Créer un espace client sur Notion : pourquoi et pour qui ?
2. Étape 1 : Définir les besoins clients
3. Étape 2 : Construire ton espace client sur une page Notion
4. Étape 3 : Former ton client à l’utilisation de Notion
5. Étape 4 : Partager une page Notion à un client
6. Étape 5 : Tester ton espace client Notion et obtenir des feedbacks

Créer un espace client sur Notion : pourquoi et pour qui ?

C’est parti pour un petit pitch sur Notion si tu ne le connais pas encore. Il est donc un outil tout-en-un pour rassembler un grand nombre de données de tout type. En tant que freelance ou entrepreneur.e, c’est une plateforme idéale pour gérer ton business dans sa globalité : projets, contenus, planning, to do list, finances, etc. Ici, tout est ultra personnalisable : de l’utilisation que tu en fais selon tes besoins, à la manière dont tu organises ton espace de travail. 🖥

Et comme je l’ai dit plus haut, Notion est aussi un outil parfait pour travailler à plusieurs : si tu délègues des tâches de ton entreprise, si tu t’entoures de prestataires ou si tu bosses sur un projet avec un autre entrepreneur par exemple. L’avantage de partager ton espace Notion ou une page à une tierce personne, c’est clairement de pouvoir vous organiser comme bon vous semble à plusieurs. En plus de pouvoir y échanger très facilement ou d’y partager tout type de documents. 🙌

Alors tout naturellement, Notion est aussi un outil de choix pour collaborer avec tes clients. Mais ici, j’aimerais apporter quelques petites nuances :

🟢 Si tu es prestataire de services freelance (graphiste, rédacteur ou rédactrice, coach, etc.) et que tu travailles en one-to-one (ou avec une équipe réduite chez l’entreprise client), alors c’est un gros feu vert. Notion est parfaitement adapté à ce type de collaboration. Bien sûr, tout dépendra des besoins soulevés par ta mission, mais on en reparle plus bas. 🤓

🟠 Si au contraire, ton business model est basé sur la vente de produits digitaux, Notion n’est peut-être pas le plus adapté. Je m’explique : tu peux totalement utiliser Notion pour transmettre les bonus d’une formation, des exercices, des workbooks, des templates ou encore une FAQ. Mais il ne m’apparaît pas suffisamment robuste pour y héberger une formation en ligne entière. Selon moi, ça soulève en tout cas beaucoup de questions, ne serait-ce que sur la gestion des paiements et des clients.

En conclusion : Notion est parfaitement taillé pour travailler avec un ou plusieurs clients, mais il ne remplacera pas un bon outil d’hébergement et de vente de produits digitaux 🤗

Étape 1 : Définir les besoins clients

Tes missions freelance matchent avec l’utilisation de Notion ? Alors let’s go pour construire ton espace client sur cet outil ! 🔥

Tu t’en doutes si tu utilises déjà Notion : tu vas devoir partir de zéro ou presque pour le faire. C’est aussi ça son plus gros point fort, te permettre de créer l’environnement client le plus pertinent et adapté à ton métier et tes habitudes de travail. Mais pas seulement ! Alors la première étape consiste bien sûr à étudier les besoins de tes clients vis-à-vis de votre collaboration avant même d’ouvrir Notion.

Et je t’invite notamment à te questionner sur :

• Les éléments-clés obligatoires à partager avec ton client. Je pense par exemple à certains documents juridiques que tu peux directement stocker à un endroit dédié de ton espace client Notion pour les rendre facilement consultables : devis, factures, CGV, etc. En fonction de ton métier, tu peux aussi avoir besoin d’y stocker le brief client, ses informations (site web, réseaux sociaux, etc.), ou encore le déroulé précis de ta mission accessible 24h/24. 📦
• Le type de données à échanger avec ton client. Ici, il s’agit donc de la nature même de ton activité freelance.
  1️⃣ Que vas-tu transmettre à ton client et sous quelle forme ? Ça peut être par exemple : des documents PDF, des photographies, des montages vidéo, des illustrations, de la rédaction web (qui peut donc être directement rédigée sur Notion), etc.
  2️⃣ Vas-tu transmettre ces données directement sous Notion ? Dans une base de données, dans des sous-pages dédiées, via un lien vers un autre type de stockage ?
• Le volume et la fréquence des rendus clients. Il va sans dire que si tu es social media manager ou graphiste, ton espace client n’aura pas du tout la même tête. Dans le premier cas, tes rendus seront forcément plus fréquents et importants en volume. Dans le second cas, il est probable que ta mission, et donc tes rendus, soient plus ponctuels.
  À toi de voir si tu as besoin d’inclure à ton espace client Notion une base de données calendrier (pour des contenus social media par exemple) ou plutôt un tableau kanban type Trello (pour un volume moins important de rendus ou une gestion de projet par exemple).
• La manière dont vous échangerez et collaborerez sur cet espace Notion. Une communication fluide est l’une des clés d’une collaboration réussie avec ton client. Et Notion ouvre pas mal de possibilités d’échanges : commentaires, mentions n’importe où sur une page, etc. Tu peux aussi envisager de créer un espace chat ou réservé aux résumés de vos réunions pour centraliser les échanges avec ton client. 💬

Étape 2 : Construire ton espace client sur une page Notion

Une fois que tu sais précisément ce que ton espace client sur Notion doit contenir, il te sera beaucoup plus facile de passer à sa conception. Ce n’est pas très différent de la construction d’une page Notion pour ton propre espace de travail finalement. Tu n’as plus qu’à créer les différents blocs qui constituent ta page, puis à les orchestrer de façon pratique et logique. 🛠

Néanmoins, et dans la mesure où ce nouvel espace Notion spécifique doit remplir des objectifs de satisfaction client, voici des critères essentiels à ne pas oublier :

• Veille à créer une structure compréhensible pour ton client. S’il n’est pas déjà adepte de Notion, ce dernier peut facilement s’y perdre entre un hub de documents, une to do list, des commentaires, des informations dispersées un peu partout sur la page, etc.

Je te conseille donc de partir des informations les plus importantes en haut de page (par exemple les rendus) jusqu’aux données les moins consultées (par exemple les devis & factures qui ne sont – en théorie – consultés qu’une seule fois).

• Optimise l’accessibilité de ton espace client Notion. Dans la continuité du conseil précédent, il s’agit de tout mettre en oeuvre pour que ton espace Notion soit facile à utiliser pour ton client, qu’il connaisse déjà l’outil ou non. Ça peut vouloir dire : un menu de navigation, des liens rapides et visibles, des blocs avec des titres clairs, des blocs de couleurs pour mettre en valeur certaines données, etc.

Pour aller plus loin, je te dirais de penser ton espace client Notion comme un site web à part entière, et de considérer ton client comme un utilisateur qui découvre un nouvel environnement pour la première fois. À toi d’anticiper où portera son regard sur ta page ou encore de faciliter son parcours client sur Notion. 🙌

• Enfin, n’oublie pas l’esthétique de ton espace client sur Notion. C’est loin d’être obligatoire, mais crois-moi : le soin apporté au visuel participe aussi à la satisfaction de tes clients. Pour cela, tu peux personnaliser cette page selon ta charte graphique (ou celle de ton client si c’est plus pertinent) : couleurs, typographies, bannières et couverture de la page, images, icônes, etc.

💡 Une fois que tu as créé ton espace client et que tu en es pleinement satisfait.e, je te conseille de le glisser dans un bouton-template de Notion pour pouvoir le générer à l’infini. Ça t’évitera de repartir de zéro pour chaque nouveau client. La base de ton espace client sera toute prête à être personnalisée dès que nécessaire. 😎

Étape 3 : Former ton client à l’utilisation de Notion

Cette étape est primordiale pour assurer une bonne expérience à ton client. Il faut bien comprendre que l’utilisation de Notion n’est pas intuitive pour tout le monde. Et ce que tu veux absolument éviter, ce sont des problèmes de communication ou des difficultés informatiques du côté de ton client. Il est donc nécessaire (pour ne pas dire obligatoire) d’inclure une part de pédagogie dans ta démarche. Et ce, même si tu n’es pas formateur ou formatrice de métier. 🤓

Lors de tes échanges avec un nouveau client, n’hésite pas à lui demander s’il connait déjà Notion et quel est son niveau de maîtrise. Déjà parce qu’il est indispensable d’aborder la logistique dès le démarrage d’une mission en freelance, mais aussi parce que la réponse à ces questions te permettra d’adapter ton approche vis-à-vis de ton espace client sur Notion.

👉 Ton client connait déjà Notion, l’a déjà utilisé ou l’utilise régulièrement ? Pas besoin d’en rajouter des couches. Pense juste à lui expliquer comment fonctionne ton espace Notion à toi, car ton client fonctionne peut-être d’une façon totalement différente de son côté.

👉 Ton client n’a jamais entendu parler de Notion, ou ne l’a jamais ouvert ? Alors tu devras consacrer suffisamment de temps pour que ton client prenne l’outil en main et soit à l’aise dans son utilisation. Je te l’accorde, c’est un temps de travail dont tu peux te passer en utilisant un outil que ton client connaît déjà bien ou en fonctionnant par email. Sauf que ça voudrait dire te passer des bénéfices de Notion et notamment de la valeur qu’il peut apporter à ton expérience client. Alors selon moi, ça vaut bien le coup de faire un peu de pédagogie. 🤗

Quel que soit le niveau de maîtrise de ton client, voici ce que l’on pourrait imaginer pour former à l’utilisation d’un espace client sur Notion :

✔️ Un message de bienvenue pour accueillir ton client sur son espace Notion, et pourquoi pas lui indiquer la première action que tu attends de lui. Par exemple : aller de suite consulter le tutoriel !

✔️ Un tutoriel, qu’il soit sous forme d’explication textuelle ou de vidéo (filmée avec un outil comme Loom par exemple).

✔️ Une démonstration en live et en visio, le plus pratique pour recueillir toutes les questions de ton client.

✔️ Une phrase d’explication en introduction de chaque bloc présent dans ton espace client. Par exemple : “Ne pas oublier de me taguer avec “@” à cet endroit pour m’envoyer un message”, car ce serait dommage que ton client oublie de le faire et que tu ne reçoives jamais sa notification. 😅

Étape 4 : Partager une page Notion à un client

Maintenant que tout est sur pied, il ne te reste plus qu’à (enfin) partager ton espace de travail Notion à ton client. Il y a plusieurs façons de le faire, et tout dépend du type d’espace client ou encore de la nature de ta mission.

1️⃣ Ton espace client sur Notion est un espace de collaboration directe entre toi et une autre personne (ou plusieurs si tu travailles avec plusieurs collègues d’une entreprise). C’est le cas de figure le plus simple, car tu peux directement partager ton espace à ton client via son adresse email. Libre à toi de lui laisser la main sur la totalité de sa page ou de restreindre ses accès selon les termes de ta mission.

Car il existe plusieurs niveaux de partage dans Notion :

➖ Full access : ton client pourra consulter son espace et le partager à d’autres personnes. C’est pertinent dans le cas d’un client business avec une équipe de travail de son côté.

➖ Can edit : seul ton client pourra consulter son espace en étant connecté à son adresse email de partage, et y effectuer des modifications. C’est pertinent s’il n’a aucune raison de partager ton travail (potentiellement protégé par des droits d’auteur) à d’autres personnes.

➖ Can comment : ton client pourra voir son espace client mais seulement le commenter. Il ne pourra ni y faire des modifications, ni écrire dans le corps d’une page par exemple. Ce n’est pas forcément pertinent si tu as ajouté des champs qu’il doit remplir dans son espace client.

➖ Can view : ce dernier niveau de partage contraindra ton client à uniquement visionner son espace, il ne pourra ni y faire des actions ni te laisser de commentaires. On peut donc laisser cette autorisation de côté dans notre contexte du jour.

2️⃣ Ton espace client sur Notion a vocation à être consulté par un grand nombre de personnes ou réutilisé de façon individuelle. Ça peut être le cas d’une page Notion FAQ ou d’un template partagé dans le cadre d’une formation en ligne hébergée ailleurs. Dans ce cas, tu ne peux pas t’amuser à entrer toutes les adresses emails une par une. 😅

Active directement le partage de ta page Notion sur le web (”Share to web”), puis autorise la duplication (”Allow duplicate as template”). Seules les personnes disposant du lien de partage pourront y accéder et utiliser ton espace Notion.

Étape 5 : Tester ton espace client Notion et obtenir des feedbacks

Last but not least : tu sais qu’on aime bien demander des avis et des feedbacks chez J&J. C’est pour nous une étape essentielle parce qu’il y a toujours quelque chose à améliorer, toujours ! 🤓

Créer un espace client sur Notion et l’utiliser pour collaborer avec tes clients n’échappe pas à la règle. Certains en seront tout à fait satisfaits, d’autres y rencontreront des frustrations ou des problématiques spécifiques.

Au cours de ta mission ou à la fin, n’oublie pas d’inclure la question de l’espace Notion dans ton process de demande de feedback. Mine de rien, c’est un élément important de ta relation client, et même l’élément central si presque toute la collaboration a lieu en direct sur l’outil. Tu peux ainsi questionner ton client sur :

➖ Ce qu’il a pensé de son espace client Notion en matière d’accessibilité, de praticité, de rapidité d’exécution ou encore de fluidité de la communication.

➖ S’il aurait aimé d’autres fonctionnalités ou une autre manière de fonctionner sur certains aspects de votre collaboration.

➖ S’il a rencontré des problèmes particuliers, qu’ils soient techniques ou liés à la conception de ton espace client Notion.

➖ S’il est prêt à continuer votre collaboration sur Notion dans le cas d’une mission longue ou régulière.

Enfin, il se peut aussi que ton client n’apprécie pas du tout tes process sur Notion, et c’est le game lorsqu’on travaille avec d’autres personnes. Sa décision de quitter l’outil n’aura d’ailleurs peut-être aucun rapport avec la qualité de ton espace client. Il peut être attaché à ses propres habitudes de travail sur ses outils à lui. À toi de voir comment tu peux adapter tes services à ces paramètres non maitrisables. 🤗

Et voilà pour petite méthodologie dédiée à la construction d’un espace client sur Notion. J’espère qu’elle t’aura éclairé.e pour améliorer la manière dont tu travailles avec tes clients. Et peut-être t’a-t-elle même donnée envie de basculer ton propre cerveau sur cet outil aux ressources infinies 💛