5 choses que les entrepreneurs aiment automatiser
Julia En tant que freelances et entrepreneur.e.s, on cherche tous à gagner du temps au quotidien. L’objectif est bien sûr de consacrer un minimum d’efforts sur les micro-tâches, et de se concentrer un maximum sur les tâches à valeur ajoutée. Que tu aies un “petit” ou un gros business qui tourne à plein régime, il existe plein d’outils pour automatiser tes actions 🤖
Je pense bien sûr aux petits outils qui permettent de connecter plusieurs applications entre elles, comme Zapier dont je t’ai déjà parlé sur le blog. Mais aussi d’autres solutions bien pratiques, dans lesquelles il vaut sans doute le coup d’investir cette année si tu veux gagner du temps dans ton entreprise 😄
Aujourd’hui, je te propose donc un petit top des automatisations indispensables pour les freelances et entrepreneur.e.s. De quoi te donner des idées pour optimiser tes propres process, peu importe ton métier ou la nature de ton activité ! ⬇️
La programmation de contenus sur les réseaux sociaux
Automatiser sa production de contenus, c’est évidemment un grand classique que j’étais obligée d’aborder dans ce top. Si tu mises sur une stratégie de contenus pour prouver ton expertise et convertir tes prospects, alors tu connais déjà l’un des problèmes principaux que ça pose : ça prend du temps (BEAUCOUUUP DE TEMPS 😅). Trouver des idées, rédiger des contenus pour le web, illustrer, programmer et analyser… Bref, c’est un process qui a besoin d’un maximum d’optimisations ⚡️
L’une des actions que tu peux automatiser dès maintenant si ce n’est pas déjà le cas : la programmation de tes contenus. Pour Instagram, nous avons par exemple opté pour Iconosquare, un outil qui nous permet de planifier et analyser nos posts. Il fonctionne aussi avec les pages Facebook, Twitter, LinkedIn et depuis très récemment TikTok 👌
Tu produis des contenus pour d’autres plateformes ? Qu’à cela ne tienne (😂) ! Tailwind te permettra d’automatiser tes épingles Pinterest. Convertkit te fera gagner du temps sur la programmation de tes newsletters et séquences emails.
La livraison des freebies & le remplissage de la mailing list
On continue dans la production de contenus, et plus particulièrement dans les contenus gratuits. Je parle ici des lead magnets (par exemple : ebooks, workbooks, quizz, livres blancs, vidéos, etc.) que tu peux mettre en place pour faire grandir ta mailing list, et donc la liste de tes prospects. Pour cela, tu as donc besoin d’une automatisation simple : une séquence email automatique envoyée à tout nouvel inscrit sur ta liste, qui délivre ton contenu et accueille ton audience pour toi 👌
J’ai un peu simplifié le schéma, mais une séquence email peut aussi être un produit gratuit en soi. Elle peut aussi intervenir après un achat, pour récolter des témoignages, etc. Si tu as une base de clients et de prospects relativement importante, tu ne vas bien sûr pas t’amuser à envoyer ton email individuellement 😅
Ici, rien de bien sorcier avec un outil d’emailing classique comme Mailerlite, Mailchimp ou Convertkit. Tu pourras tout simplement créer un workflow qui automatise toutes les étapes de ton tunnel et l’envoi de tes contenus ✉️
Les réunions et rendez-vous clients / prospects
Tu connais peut-être déjà Calendly qui permet à tes interlocuteurs de sélectionner eux-mêmes leur créneau dans ton agenda (sans échanger 10 ans par email 😅). Pour aller plus loin, d’autres étapes d’une réunion ou d’un rendez-vous client peuvent être automatisées pour gagner du temps. Et notamment sur la préparation et le compte-rendu de tes calls 📍
➡️ Avant un rendez-vous client / prospect : si tu ne veux pas passer des heures sur la préparation d’un call, tu peux par exemple te créer un template Notion contenant déjà toutes les questions de base que tu poseras à ton prospect. Tu n’auras plus qu’à le remplir pendant ton rendez-vous. Bien sûr, tu auras quand même besoin de consacrer un minimum de temps à checker l’activité de ton client et son environnement, mais c’est toujours ça de gagné !
➡️ Pendant une réunion avec un client actuel ou un partenaire : un template Notion pourra aussi t’aider à centraliser toutes tes prises de notes. Sans compter que si tu organises ton entreprise sur Notion, tu pourras joindre ta base de données To Do List à ton modèle de réunion, histoire d’insérer automatiquement une nouvelle tâche.
💡 Pour aller plus loin, tu peux créer une automatisation Zapier entre Calendly et Notion : le zap crée une nouvelle entrée automatique dans ta base de données Notion lorsqu’un client/prospect prend RDV avec toi. Puis le template Notion prend le relais pour te guider pendant ton appel et centraliser/archiver tes notes.
L’administratif et la facturation
Ici, je vais parler pour les entrepreneur.e.s en micro-entreprise, bien que des automatisations soient également possibles pour les autres formes de société. Si tu ne le fais pas encore, je t’invite à découvrir le fabuleux monde des outils administratifs pour les freelances ✨
Un outil comme Freebe te fera gagner un temps fou sur l’édition de tes devis et factures, mais aussi sur tes déclarations de chiffre d’affaires par exemple. Plus besoin de te demander si tu as bien effectué tes démarches, et surtout si tu n’as pas raté un euro quelque part. L’outil calcule pour toi le montant total à déclarer, et pourra bientôt l’effectuer à ta place en toute sécurité. Bref, c’est l’automatisation qui te fait gagner en sérénité et en charge mentale par excellence 🙌
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Les factures de vente des produits digitaux
Si tu vends des produits digitaux, tu as ou tu auras sans doute un volume important de factures à éditer, notamment lorsqu’il s’agit d’abonnement mensuel (à un membership par exemple). La gestion des paiements, factures et taxes peut vite devenir un gouffre de temps et une prise de tête. Dans ce cas-là, l’automatisation de tes factures de vente devient indispensable 🤖
Pour ne pas le faire manuellement, tu peux jeter un oeil à Quaderno, un outil de gestion et d’automatisation de factures. Il te permet de visualiser l’ensemble de tes ventes en se connectant à Stripe et Paypal, bien qu’il puisse aussi être directement relié à ta plateforme de formation en ligne (c’est le cas avec Teachable par exemple). Quaderno est notamment très utile si tu factures tes clients dans d’autres pays et que tu as donc besoin de gérer les taxes de chacun 🤯
Et voilà pour ces 5 automatisations les plus indispensables pour faire tourner ton activité 24h/24 🤓. Tu peux trouver des idées d’optimisations plus spécifiques à tes process en te baladant sur le site de Zapier (et notamment en cherchant directement tes outils). Si tu veux aller plus loin, on te présente aussi nos 5 automatisations Zapier favorites chez J&J, ainsi que certaines sur Notion.
Pourquoi et quelles tâches automatiser dans un business
🤖 Pourquoi automatiser des tâches dans son entreprise ?
En tant que freelance ou entrepreneur.e, tu as sans doute 1000 choses à faire au quotidien, dont certaines micro-tâches qui pourraient être réalisées sans ton cerveau. L’automatisation de ces tâches te permettra de gagner du temps dans ton entreprise.
📦 Quels outils pour automatiser ses tâches en freelance ?
Tout dépend de tes process et ton entreprise, mais tu pourras connecter de nombreuses applications entre elles via Zapier. Si tu utilises Notion, tu peux aussi exploiter les templates et modèles pour gagner du temps sur tes rendez-vous par exemple !
🎈 Quelles automatisations pratiques quand on est entrepreneur.e ?
Dans un business d’entrepreneur.e, il est possible d’automatiser de nombreuses choses en lien avec ta communication ou ton marketing (en planifiant tes contenus et emails par exemple), mais aussi en rapport avec ta facturation, tes ventes, la gestion de tes clients, etc.
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