10 process indispensables pour un solopreneur

1. Produire et planifier du contenu sur le web
2. Assurer l’onboarding de ses clients
3. Réaliser une veille efficace et pertinente
4. Créer un lead magnet ou un freebie
5. Cleaner sa mailing list
6. Analyser ses statistiques
7. Déléguer une mission ou une tâche dans son business
8. Gérer sa facturation et sa comptabilité
9. Gérer son administratif selon son statut
10. Cleaner son espace de travail

Produire et planifier du contenu sur le web

Ce premier exemple de process de freelance ne va pas t’étonner non plus, puisqu’on va évidemment commencer par la création de contenus sur le web. Et je peux te dire qu’ici, on en a testé des méthodes avec Julie ! 😅

Si tu mises sur le marketing de contenus pour acquérir de la visibilité et trouver tes clients en freelance, alors tu sais déjà que la tâche est parfois énergivore. Trouver des idées de contenus, les rédiger, créer des visuels uniques et attractifs, planifier, répondre aux commentaires et… tout recommencer chaque mois !

Quand bien même tu es passionné.e par ton domaine d’expertise, la production de contenus représente sans doute une part importante de ton temps et de ton énergie. Alors c’est l’une des premières choses à optimiser à l’aide de process ! 🙏🏻

Et je dis bien “à l’aide de process” et non “à l’aide d’un process”, car il en faudra un pour chaque plateforme sur laquelle tu es présent.e avec ton business. Pour te donner un exemple : chez J&J, nous publions… ⤵️

✔️ 2 articles de blog par semaine ;
✔️ 2 voire 3 publications Instagram par semaine, ainsi que des stories quotidiennes ;
✔️ 1 vlog mensuel sur Youtube, ainsi que des vidéos tournées à l’avance ;
✔️ Plusieurs vidéos courtes sur TikTok par semaine ;
✔️ 1 newsletter backstages chaque dimanche.

👉 Chacun de ces contenus mobilise des ressources différentes, des personnes différentes et même des expertises différentes. Donc, chacun de ces contenus a son propre process à base de : qui, quoi, comment et quand ! 🤗

Encadrer ta propre production de contenus avec des process bien spécifiques, c’est ce qui t’aidera à devenir plus efficace. Pour cela, je t’invite à décortiquer toutes les étapes qui interviennent dans la création de chaque type de contenu. Pose-toi par exemple les questions suivantes :

• Où et comment trouves-tu tes idées de contenus ? Où les stockes-tu pour les retrouver facilement ?
• Sur quel outil préparer ton planning éditorial ? Combien d’avance dois-tu prendre pour être confortable sur ce chantier ?
• Quelles sont les étapes de création de chaque contenu ? Peux-tu optimiser cette production en batchant certaines étapes (la rédaction, les visuels, les #, etc.) ? Sur quel outil planifier ton contenu ?

Assurer l’onboarding de ses clients

Que tu sois prestataire de services en freelance ou créateur.rice de produits digitaux, tu dois forcément accorder de l’importance à la relation client, et plus globalement à l’expérience client. C’est ce qui te permet de fidéliser, mais surtout de te différencier d’un ou une autre professionnelle de ton domaine.

👉🏻 L’onboarding client, c’est le process de bienvenue de chaque nouvelle personne qui entre dans ton entreprise. C’est une étape-clé pour confirmer à un client qu’il a fait le bon choix en travaillant avec toi. Et je te le donne en mille : ça pose les bases de la future relation de travail.

Quelle que soit ton activité freelance, c’est donc un process indispensable pour savoir où tu vas. Il te permettra d’assurer le même niveau de qualité à l’arrivée de chacun de tes clients, en n’oubliant jamais rien.

Pour formaliser ce process selon tes habitudes de travail et ton domaine d’expertise, intéresse-toi à chaque étape. Par exemple :

• La phase de contact et de démarrage : comment échanges-tu avec un nouveau prospect ? Quelles questions vas-tu poser à ton nouveau client ? Comment lui présentes-tu ton offre ? Quels documents vas-tu lui transmettre (devis, contrat, acompte, etc.) ? Quel tarif et quel délai pour lancer la mission ?
• Le lancement d’un nouveau projet : comment formalises-tu le brief du projet ou de la mission ? Dois-tu prévoir une réunion de lancement avec ton client ? Quel est le déroulé du projet ? Comment collaborez-vous pendant la mission ? Quels livrables, outils, ressources, etc. ?

Ces étapes ne concernent pas la vente de produits digitaux, mais la logique de construction du process reste la même. Dans cette situation, ton process d’onboarding pourrait comprendre les différentes étapes entre le paiement et la réception de ton produit, les explications, la prise en main, etc. 😊

Réaliser une veille efficace et pertinente

Faire une veille est une tâche que nombre d’entrepreneur.e.s laissent de côté. Et pourtant, elle est primordiale. Si c’est ton cas, je peux tout à fait comprendre que tu te sentes noyé.e dans la masse des contenus sur le web, ou bien que tu n’aies tout simplement pas le temps. C’est donc pour ça qu’il faut dégainer la technique incontournable : avoir un process de veille. 🙌🏻

Ce process te fera gagner un temps fou et sera laaaargement rentabilisé par les bénéfices qu’il apporte. Non seulement tu te tiens informé.e des nouveautés de ton secteur, mais tu nourris aussi ton cerveau avec de nouvelles inspirations, techniques, outils, compétences, etc.

Bref, il FAUT faire une veille. Et pour ne pas qu’elle devienne énergivore ou qu’elle tombe dans les oubliettes de ton business, ta veille doit être encadrée par un process précis qui va droit au but.

Généralement, il faut réunir deux fondamentaux pour créer un process de veille sur le web, sans y passer des heures au quotidien. Soit : des sources et des outils. ⤵️

• Les sources : tout simplement les sites, blogs, newsletters, chaînes ou podcasts que tu vas consommer pour nourrir ta veille. Tes sources peuvent être sélectionnées et triées sur le volet, ou provenir de certains hashtags et mots-clés suivis sur le web. Objectif : ne sélectionner que des sources fiables, qualitatives et liées à tes propres objectifs de formation.
• Les outils : les outils qui te permettent de retrouver et consommer tes sources. Pour ma part, je ne suis pas très adepte du scroll infini sur les réseaux sociaux, bien trop énergivore. Par contre, je consomme régulièrement de nouveaux contenus issus de mon flux RSS. À toi de voir quels outils tu as besoin d’utiliser pour réaliser ta veille.
• (Bonus) Ta prise de notes : tu connais l’expression “ça rentre par une oreille et ça ressort par l’autre” ? C’est exactement ce qu’il se passera si tu n’exploites pas ta veille en stockant tes ressources pertinentes et en prenant des notes.

Mon conseil pour toi : ajoute à ton process de veille une étape de digestion des ressources, pendant laquelle tu relis attentivement et prends des notes sur ce que tu viens d’apprendre. Objectif : pouvoir mettre en pratique les apprentissages issus de ta veille. ⚡️

Créer un lead magnet ou un freebie

Beaucoup de freelances ou d’entrepreneurs ont recours à la création de contenus à télécharger. Ces produits gratuits présentent en effet de nombreux avantages. Faire grandir ta mailing list, fidéliser, montrer un échantillon de ton expertise, pousser naturellement un contenu payant, etc. Et si tu as envie de t’y mettre toi aussi, il va te falloir un process pour ne pas t’éparpiller sur ce chantier. 💭

Il y a de nombreuses étapes entre l’idée de ton freebie et son téléchargement par un autre humain. Étapes que je te conseille d’optimiser car on se contente rarement d’un seul contenu gratuit. En ayant mis au clair ton process, tu seras capable de le reproduire plusieurs fois et ainsi, de gagner un temps fou sur la création d’un ebook, de templates gratuits, etc. Insère ici n’importe quel format de lead magnet pertinent pour toi

Un exemple de process pourrait aborder ces différentes étapes :

• La conception : identifier un besoin client, faire du sourcing, stocker des ressources intéressantes pour enrichir ton contenu gratuit, noter toutes tes idées quelque part, les organiser, définir un plan définitif (dans le cas d’un ebook par exemple), rédiger, faire la mise en page, etc.
• La technique : ni plus ni moins que la manière dont tu vas rendre ton freebie disponible. Plateforme, liens, page de capture, email automatique, etc. C’est la partie que j’appelle “la tech’”, car il s’agit tout simplement de paramétrer les bons outils. 🛠
• La promotion : les étapes que tu vas définir comme essentielles pour diffuser ton lead magnet. Blog, emailing, publications sur le web, Ads, etc. En bref, c’est le process qui déroule toute la stratégie marketing autour de ton produit gratuit.

Cleaner sa mailing list

Après le process dédié à tes contenus gratuits, on va parler en toute logique de ta mailing list. Eh oui, il ne suffit pas de récolter des adresses email sur le web. Tu as aussi besoin de chouchouter cette audience grandissante… Mais aussi de dire au revoir à certaines personnes ! 👋🏻

Ça peut te paraître contradictoire, mais cleaner ta mailing list est l’un des process les plus utiles à prévoir dans ton entreprise. Déjà, parce que je te recommande de le faire régulièrement, mais aussi parce que cette tâche repose sur des critères précis et un peu de technique. Alors, un process dédié t’évitera par exemple de mauvaises manipulations.

👉🏻 Si tu ne vois pas l’intérêt de nettoyer régulièrement ta liste de diffusion, sache que c’est ce qui te permettra de la garder en bonne santé. Garder des abonnés qui ne s’intéressent pas ou plus à tes emails, ça ne sert à rien d’autre qu’à fausser tes statistiques. Comment t’assurer alors que ta stratégie d’emailing fonctionne si tu as X adresses emails invalides, inactives ou désintéressées ? 🤔

N’attends pas d’avoir une mailing list ultra fournie pour mettre en place ce process. L’emailing est un fabuleux levier d’acquisition, peut-être même le plus puissant dans un business en ligne. Mieux vaut le soigner dès le début non ?

• Demande-toi à quelle fréquence tu as besoin de réaliser ce ménage : pendant un bilan mensuel ? Un CEO day ? Une autre occasion stratégique ?
• Dresse la liste des critères de suppression d’un contact. Généralement, il s’agit d’analyser le taux de rebond de tes emails (les emails qui ne sont jamais arrivés à destination).
• Et enfin, fais-toi un petit mémo technique des actions à réaliser sur ton outil d’emailing pour accomplir régulièrement cette tâche. C’est d’autant plus important si tu penses déléguer un jour cette mission pour te libérer du temps sur des tâches à valeur ajoutée ! 💡

Analyser ses statistiques

Si tu me connais un minimum, tu sais déjà que j’adooore analyser des chiffres. Les statistiques sont la source la plus fiable pour valider l’atteinte d’objectifs ou la réussite d’une stratégie. Naturellement, on s’en passerait difficilement dans un business en ligne !

Le souci, c’est que des données chiffrées, tu en as sans doute des dizaines et des dizaines qui gravitent autour de ton activité. Chiffre d’affaires, réseaux sociaux, emails, blog, taux d’engagement, likes, impressions, abonnés, etc. Bref, on pourrait tous passer plusieurs journées par mois rien que dans l’analyse de chiffres. 🤯

Quoi de plus pertinent qu’un bon process des familles pour encadrer tout ça et rester stratégique ? Car évidemment, toutes les statistiques ne sont pas bonnes à suivre, et notamment les vanity metrics qui ne servent à rien d’autre qu’à gonfler nos égos.

Pour créer un process dédié à l’analyse de tes statistiques, tu pourrais par exemple :

• Dresser une liste des KPI pertinents à suivre et analyser chaque mois (ou chaque semaine). Ce sont les statistiques importantes pour toi, selon tes propres objectifs. Demande-toi : quelles données te permettront de valider si oui ou non tu vas dans la bonne direction ?
• Utilise les bons outils pour tracker ces données selon leur nature. Par exemple : nous nous servons d’Iconosquare pour analyser nos chiffres sur les réseaux sociaux et de Convertkit pour les newsletters.
• Va plus loin dans ton process en imaginant quoi faire de tous ces chiffres. Où vas-tu les stocker ? Comment vas-tu les présenter pour pouvoir les analyser correctement ? Quelles suites vas-tu donner ?

Pour aller plus loin, sache que j’ai créé un guide pas à pas pour mettre au point un process de CEO Day stratégique et efficace. C’est une journée en dehors de l’opérationnel, dédiée à la réflexion sur ton entreprise et à la prise de décisions. C’est donc le meilleur moment pour faire le point sur tes statistiques ! ⤵️

Déléguer une mission ou une tâche dans son business

Tu ne délègues peut-être pas encore de tâches ou de missions dans ton business, mais ça peut venir bien plus vite que tu ne le penses. Et si tu le fais déjà mais que la tâche te paraît un peu complexe et brouillon à l’heure actuelle, alors tu as clairement besoin d’un process plus précis.

👉🏻 Déléguer ou sous-traiter, c’est faire entrer une nouvelle personne dans ton entreprise. Une personne qui ne te connaît peut-être pas encore, qui découvre ta manière de fonctionner, tes besoins, tes critères, tes exigences, etc. Ici, je considère donc qu’il existe deux types de process indispensables pour un entrepreneur qui délègue :

• Les process pour gérer la délégation : ici, c’est la manière de fonctionner entre toi et ton ou ta prestataire. Comment transmets-tu un brief précis ? Quels rendus, à quelle date et sur quel outil ? À quelle fréquence allez-vous échanger ? Tout ça devrait être mis au clair pour faciliter la collaboration. 👌🏻
• Les process liés aux missions confiées : ici, c’est la nature même des tâches et missions confiées. Comment l’autre personne doit-elle travailler dans ton environnement ? Quelles tâches (et dans quel ordre) doit-elle réaliser ? Tu gagneras un temps fou si tu as déjà pris le temps de formaliser des process clairs pour toutes les tâches de ton entreprise. Le jour où tu décides de déléguer, tu n’as plus qu’à les transmettre au propre ! 🤗

Évidemment, lorsque tu fais appel à un.e autre freelance ou entrepreneur.e, il y a des chances que cette personne ait elle-même ses propres process. Alors vous pouvez tout à fait créer votre mode de fonctionnement à deux pour ce qui est de la gestion du travail en équipe, surtout dans le cas d’une collaboration longue.

Gérer sa facturation et sa comptabilité

Peut-on parler de process en entrepreneuriat sans évoquer la facturation et la comptabilité ? 😅 Ce sont évidemment des tâches importantes de ton business. Du moins, des tâches auxquelles tu ne pourras pas échapper et où tu devras toujours faire preuve de rigueur.

Si la comptabilité n’est pas vraiment ton fort, c’est une raison de plus pour te créer des process sur lesquels te reposer. Et ici, tout va dépendre de ton statut. En micro-entreprise, ce sera relativement simple. En société, les choses se corsent un peu comme tu t’en doutes.

Je t’invite donc à mettre noir sur blanc certains process indispensables dans ces deux domaines d’action. Par exemple :

• Comment savoir ce qui est facturé, à qui, quand et comment ?
• Comment éditer les factures clients ?
• Comment réaliser un bilan financier mensuel ?
• Que faire des factures d’achats, etc. ?
• Comment conserver et classer tous tes documents ?

Pour toi, c’est sans doute une évidence car tu as le nez dedans. Mais si tu dois un jour déléguer ta comptabilité, ou que tu es dans un jour sans (la tête dans le 🍑 si tu préfères), tes process t’éviteront de faire des erreurs.

Gérer son administratif selon son statut

On sort de la comptabilité tout en restant dans le fabuleux domaine de l’administratif. Car au-delà de la création de factures, il y a surtout des échéances et des démarches administratives que tu ne peux pas rater au fil de l’année. En l’absence de process bien définis, tu risques donc d’en oublier. 🗓

Ici aussi, tout dépendra de ton statut d’entrepreneur.e. Mais pour avoir été auto-entrepreneure de nombreuses années, je sais déjà qu’il était impossible de ne pas avoir de process précis en ce qui concerne :

• La déclaration de chiffre d’affaires et le paiement des cotisations sociales : quand, quel montant, où ?
• La déclaration de TVA : comment suivre la TVA collectée et la TVA déductible ? Comment la déclarer et la payer ? À quel moment ?
• Le paiement de certaines taxes et impôts : la CFE, les impôts sur le revenu, etc.

💡 Tu peux tout à fait rassembler un maximum de ces process sur une seule journée mensuelle dédiée à la gestion de ton entreprise. L’essentiel est de cocher toutes les cases pour être conforme à la loi et dans les temps !

Cleaner son espace de travail

Enfin, je terminerai par un process dont on parle peu en tant que freelances et entrepreneurs : le cleanage de ton espace de travail. Ça ne te dit rien ? 😏

Ici, je parle de toutes les micro-tâches qui, si elles ne sont pas réalisées, transforment ton business et ton cerveau en joyeux bordel. C’est un peu le process reset (ou remise à zéro si tu préfères) de ton espace de travail. Il peut être réalisé de façon hebdomadaire (le vendredi après-midi par exemple) ou mensuelle selon tes habitudes.

Il peut par exemple comprendre :

• Le nettoyage de ton dossier téléchargements (est-ce qu’il ne serait pas plein à craquer sur ton ordinateur par hasard ? 😉)
• L’archivage de contenus publiés au cours du mois. Sur Notion, on passe par exemple nos contenus publiés en statut “Archivé” chaque fin de mois, ce qui nous permet de les ranger au bon endroit et d’y voir plus clair sur le planning éditorial.
• Les diverses mises à jour d’outils dans ton environnement de travail (allez, on arrête de reporter la mise à jour de son iMac 🙏🏻).
• Le zéro inbox dans ta boîte mail. Soit : aucune newsletter en attente d’être lue ou stockée, aucune publicité qui traine, et bien sûr aucun email client sans réponse.

Et voilà pour mes 10 process indispensables à mettre en place dans un business ! Tu remarqueras que je n’ai presque pas abordé les process en lien avec ton expertise. C’est tout simplement parce qu’il en existe autant qu’il y a d’entrepreneur.e.s et de métiers différents. Un graphiste freelance aura des méthodes de travail très différentes d’un artisan par exemple.

Mais maintenant que tu as une bonne base de process avec lesquels faire fonctionner ton entreprise, tu devrais y voir plus clair pour t’attaquer à ceux qui te permettent de travailler dans les meilleures conditions ! ⚡️