Outil Notion : pourquoi et comment il sauve mon cerveau ?
Julia Cet article de blog est, je crois, très très attendu et ça n’a rien d’étonnant : Notion est un outil formidable 🥰 . Bon, pour te raconter un peu ma vie, j’ai découvert Notion lorsque je travaillais encore à Epicentre, il y a un peu plus de 2 ans (merci Quentin si tu passes par là !). Et, à ce moment là, j’ai fait ce que 90% des gens font : j’ai abandonné l’idée d’apprendre à l’utiliser (et je ne l’ai finalement adopté que pour ma vie personnelle).
Mais quand Julie & moi sommes passées de micro-entreprise à SAS, il a bien fallu trouver un outil robuste qui nous permette à la fois de collaborer sur les mêmes projets/tâches, mais qui me permette aussi de mettre l’intégralité de mon travail et de mes données à la portée de Julie 7j/7 et 24h/24. Et c’est à ce moment-là que j’ai repensé à Notion (collaboration commerciale) 🙂
Après plusieurs années d’utilisation, nous avons mêmes décidé de mettre à disposition nos meilleures pages Notion pour nous organiser. Je t’invite donc à découvrir ce pack de templates Notion pour les entrepreneur·es. ⤵️
Alors, qu’est-ce que Notion ? Je vais essayer d’être à la fois brève et claire : c’est un outil (logiciel, application…) qui permet de prendre des notes. Mais ce serait insulter Notion que de le réduire qu’à un outil de prise de notes. Car en vérité, il est bien plus que ça. Et c’est ce que je voudrais te montrer aujourd’hui ⬇
Il s’adapte à ma façon de penser et de travailler
🖥 Selon moi, il est important de commencer par ce point-là puisque c’est clairement ce qui fait tout le charme et la puissance de Notion. C’est un outil qui s’adapte à tes propres besoins et à tes propres habitudes professionnelles ou personnelles. Il n’est d’ailleurs pas très pertinent de comparer Notion à d’autres outils tellement son fonctionnement est unique. 🌪 Là où habituellement on s’adapte à la construction des outils qui sont à notre disposition (ClickUp, Trello, Asana, Evernote…), ici c’est l’inverse ! C’est Notion qui va s’adapter à toi pour la simple et bonne raison que c’est TOI qui vas construire ton outil 🙂
⬇ Ci-dessous, un extrait de mon tableau de bord : la page qui est systématiquement ouverte tous les matins sur mon ordinateur (ou sur mon iPhone). Je peux y retrouver toutes les informations dont j’ai besoin pour avoir une vision d’ensemble de chacune de mes journées. À la fois avec mon planning, mais aussi avec ma to do du jour 🙏 . Mais on pourrait imaginer 1001 autres présentations : encore une fois, en fonction des besoins de chacun 🙂
Il me permet de stocker absolument tout
Tu l’auras compris, ce qui m’a séduite en premier sur Notion, c’est l’aspect entièrement personnalisable. Et juste après arrive un critère de choix pour moi : pouvoir TOUT stocker à l’intérieur. Ces derniers mois, nous avions mis ClickUp et Notion en concurrence pour ce point. Et après plusieurs semaines de pratique, il s’avère que Notion est meilleur pour une raison : ses bases de données 😍
Pour essayer de te la faire courte (et c’est là que je me rends compte qu’il est vraiment indispensable de te pondre une formation à ce sujet), sur Notion tu peux avoir deux types de contenus : des pages classiques dans lesquelles tu peux insérer ou écrire ce que tu veux dans la forme que tu veux mais aussi des bases de données. Par exemple, sur mon tableau de bord de tous les jours (l’image juste au-dessus), il y a une base de données intégrée (appelée inline database dans l’outil) « ✔️ TO DO ». Ce n’est qu’un tout petit aperçu (filtré pour correspondre à « et demain ? ») de ma base de données générale de choses à faire. 🤓
Ces bases de données me permettent de touuuuut entreposer dans Notion : nos tâches, nos contenus, les étudiants de nos formations, nos réunions ou encore les ressources du web à conserver. Je te passe les détails ici, mais tu peux leur ajouter des propriétés (properties dans l’outil) afin de les rendre hyper quali et précises, d’y entreposer tes données de manière stratégique et surtout (encooooore une fois) adaptée à ta façon de voir les choses et de travailler !
Il est adapté au travail collaboratif
Il y est hyper facile de partager du contenu sur Notion, et ce de pleeein de manières différentes pour coller à tes besoins et à tes objectifs. Je vais essayer d’être la plus exhaustive dans tout ce qu’il est possible de faire :
- inviter une personne à travailler dans ton espace de travail : c’est typiquement ce que j’ai fait pour Julie. J’ai créé notre « workspace » et je l’ai ajoutée dessus. Faire cette manip’ te coûtera un abonnement puisque tu paies pour chaque personne ayant accès à ton espace de travail. De mémoire, ce n’est pas très cher 😇 . Et tu peux leur attribuer le rôle d’admin (il pourra modifier l’espace de travail et ses paramètres) ou de simple membre (il pourra consulter et contribuer à l’espace de travail).
- inviter des guests : ici, c’est simplement pour inviter des personnes sur une page Notion individuelle. Dans ce cas-là, pas besoin de payer pour ton invité, mais il devra se créer un compte Notion pour accéder à la page que tu lui partages. Si tu souhaites partager une page à quelqu’un et que tu n’as pas envie que cette personne ait à se créer un compte Notion (par exemple un client), alors tu peux paramétrer ta page en public et lui donner le lien direct. Cette page sera accessible uniquement aux personnes disposant du lien, un fonctionnement assez classique 🤓
- partager un contenu : tu peux également vouloir partager un contenu issu de ton espace de travail sans donner l’accès à touuuut ton espace de travail. Dans ce cas, crée une page privée > invite cette personne en éditeur sur cette page > et une zone « shared » apparaît dans la barre latérale.
Il répond à mes besoins esthétiques
Si tu me suis depuis longtemps, tu sais que je ne PEUX PAS travailler sur un outil moche. Quand bien même celui-ci serait hyper performant, il m’est vraiment difficile de faire un effort là-dessus, encore + en 2020’s ! 😅 Ce que je trouve génial avec Notion, c’est qu’en s’adaptant à toi, il s’adapte à tes lubies. Si tu es comme moi et que tu aimes les environnements de travail colorés avec des emojis, alors tu peux te faire un espace de travail Notion coloré avec des emojis. Si tu fais plutôt partie de la team minimaliste, alors tu pourras avoir un espace de travail Notion minimaliste. Encore une fois : c’est toi qui vas te construire ton propre outil. Ton outil, tes règles.
Aujourd’hui, j’ai un espace de travail (comme tu peux le voir ci-dessous) assez personnalisé avec des codes couleurs et des illustrations. Mais peut-être que dans 6 mois j’en aurais marre : all is okaaaay. Je peux changer la mise en page quand je veux, autant de fois que je le veux. Ma seule contrainte à l’heure actuelle est de simplement prévenir Julie des changements que j’opère pour qu’elle puisse retrouver ses données 😂
Il donne une cohérence d’ensemble à mon travail
Si tu n’étais pas encore convaincu(e) de la puissance des bases de données jusqu’ici, je vais en rajouter une couche 🤓 . Créer des bases de données sur Notion, c’est comme créer des tiroirs où beaucoup de choses (des données hein) sont rassemblées à l’intérieur. Par exemple, je vais avoir un tiroir « Contenus » avec, à l’intérieur : les articles de blog, les posts pour les réseaux sociaux ou encore les newsletters. Je te mets à disposition ce dashboard dans notre pack de templates Notion. 💡
👀 Mais, on est bien d’accord : avoir tout ça mélangé c’est un joyeux bordel ! C’est là qu’entrent en jeu les « inline database« : elles te permettent de filtrer ta base de données en fonction de ce que tu veux voir apparaitre (en fonction de tes besoins et de tes objectifs). Par exemple, ci-dessous tu vois que j’ai uniquement voulu afficher mes articles de blog dans une vue calendrier 🥰 – j’aurais très bien pu aussi les afficher dans une vue de type « Trello » (il existe beaucoup de présentation de données différentes dans Notion, pour toujours te permettre de choisir la plus pertinente pour toi, notamment par rapport à tes habitudes).
Autre chose que je suis obligée de mentionner ici : les bases de données relationnelles. Plus communément appelées chez J&J : nos sauveuses. Ce n’est ni plus ni moins que le croisement de différentes bases de données en fonction de la pertinence que tu souhaites leur donner. Je sais que je ne suis pas très claire ici, alors voici un exemple très concret. Imaginons qu’aujourd’hui, dans ma base de données « ✔️ TO DO » j’ai une tâche qui s’appelle « Demander à Nathaël des informations » : on voit que cette tâche correspond à un client bien particulier nommé « Nathaël » (donc ça pourrait ni plus ni moins être une tâche liée à un de tes clients).
On voit que le nom « Nathaël » est souligné, et donc qu’il est lié à un autre contenu sur Notion. C’est effectivement le cas : lorsque je clique sur son nom, ça m’emmène directement sur sa fiche, elle-même stockée dans une autre base de données : « People » (celle qu’on a vue un peu plus haut ⬆️). Ces liens entre les bases de données nous permettent d’avoir toutes les informations à portée de main, en un minimum de clics 😍
Mais il y aurait encore tellement de choses à dire et à montrer ! 😋 C’est pourquoi, si tu es intéressé(e), je t’invite à télécharger nos templates Notion prêts à l’emploi. Au programme : 5 tableaux de bord organisés et dédiés aux entrepreneur.es du web, ni plus ni moins que nos propres dashboards que nous utilisons tous les jours chez J&J. 😄
Utilises-tu Notion dans ton business ?
Pourquoi et comment Notion sauve-t-il mon cerveau ?
🖥 Pourquoi adopter Notion quand on est freelance ou entrepreneur ?
Notion est un formidable outil robuste et fiable pour tout organiser dans ton entreprise : stockage des données, tableaux de bord 100% personnalisables, collaboration facile, esthétique, etc.
🔎 Comment stocker ses données dans Notion en freelance ?
Notion te permet de stocker tout ce que tu veux et d’organiser tes contenus avec des bases de données relationnelles. Ainsi, tu peux y stocker tes tâches, tes clients, tes étudiants, tes ressources, tes idées, etc.
🤓 Comment organiser sa micro-entreprise sur Notion ?
Notion te permet de donner une cohérence d’ensemble à toutes les composantes de ton activité en tant que freelance ou entrepreneur, en les présentant selon tes habitudes et ta manière de travailler.
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28 commentaires
Inscrite directe à la waiting list !!!
Vivement!!!!
Ton article donne trop l’eau à la bouche!!!
J’adore ces liens entre les différentes « pages » ou éléments. Ca a l’air hypra puissant!!!!!!
Hello Sophie ! Ahahah trop hâte de te montrer !
Alors là, chapeau ! Notion est vraiment mon outil chouchou, mon 2ème cerveau au centre de mon organisation et tout, et ta façon de le présenter est top ! J’ai hâte de voir ta future formation !
Tiens, question : tu l’utilises seulement en business ou pour tout ?
Hello Stéphanie !
Je l’ai utilisé en perso pendant 2 ans avant de basculer 100% pro depuis Janvier de cette année. Mais du coup, j’ai délaissé un peu la partie perso pour le moment. Et toi ?!
Wouah ça à l’air dingue comme outil, j’ai vraiment l’impression qu’il pourrait remplacer pleins d’outils complémentaires que j’utilise aujourd’hui (Google drive, dropbox, trello). Jusqu’à présent j’ai utilisé notion pour rédiger des procédures pour des collaborateurs mais va vraiment falloir que je m’y penche plus. Ta formation sera sûrement la bienvenue pour gagner du temps
Hello Vincent ! Oui il peut vraiment tout remplacer :) Il faut absolument que tu essaies !
Ça a vraiment l’air puissant !
Et ça paraît un peu plus abordable quand tu expliques ! (Vivement la formation !)
Mais du coup tu n’utilises plus Trello ? Notamment pour les contenus IDT ?
Hello Priscillia !
On utilise Trello plus que pour nos clients en social media :)
J’ai commencé à l’utiliser il y a une semaine et il m’est déjà devenu indispensable !
Hello Anne :) ça ne m’étonne pas !
Merci pour ce super article qui, clairement, met l’eau à la bouche ! Je bloque sur Trello qui, je pense, ne me correspond tout simplement pas. J’ai découvert Notion grâce à Julie et toi, j’y ai jeté un oeil mais je me suis vite perdue. Maaaaaais tu m’as convaincue de tenter d’y prendre un peu de temps quand même :)
Je l’utilise depuis déjà 3 ans et cet outil est juste magique.
J’avais espéré voir la partie sur les bases de données connectées entre elles (je vois rapidement que vous l’utilisez un peu aussi).
J’ai déjà vu une application de cette fonctionnalité mais j’ai encore du mal à la mettre en place pour une gestion to do avec plusieurs clients.
En tout cas je suis curieux de la formation Notion
Excellent article sur le sujet au passage !
Merci Florian :)
Compliqué d’expliquer les BDD en détail dans un article de blog :D
Julia … tu es une pépite !!! Mais alors là vraiment… genre vraiment !!!
Vivement cette formation ✨ à très vite et encore merci pour touuuuuuuut
Hello Lindsay ! Avec plaisir :)
Ça fait quelques mois que j’utilise Notion et j’en suis complètement fan !
J’ai découvert grâce à Xuan Calen :)
Tout avoir dans un même endroit, avec une présentation simple et esthétique, le rêve !
Hello Laura ! On va monter une team d’amoureuses de Notion :D
Du coup Bye Bye Trello ?? Je suis une fana des outils d’organisation, j’aime l’ordre également, que tout soit carré pour bosser en toute sérénité !
Merci à vous pour ce partage !
Hello Julie ! Non, on garde Trello pour travailler avec nos clients encore un peu :)
J’étais encore complètement amoureuse de Clickup il y a de ça une semaine… mais je me sens très limitée et je ne peux pas tout faire dessus ! J’ai donc décidé de passer sur Notion… et quel coup de cœur en revanche, je dois me mettre des limites si je ne veux pas passer mes journées à ne faire que du paramétrage dessus en tout cas merci pour cet article très complet !
Hello Mélanie ! Ooooh, à qui le dis-tu pour les limites ahahah.
C’est aussi le coup de maître de l’outil : il est addictif !
Merci beaucoup, je savais que l’outil était intéressant mais je n’avais pas de vision claire de ses différentes possibilités. Avec cet article je peux me projeter. Il y a t-il nue extension Google Chrome qui permettrait d’injecter un lien url direction vers Notion ? J’utilise cette fonction avec Milanote quand je fais de la veille, c’est très pratique.
Hello Stéphanie ! Tu peux faire des intégrations Google Drive dans Notion, et il existe des extensions (Notion Clipper par exemple) pour ajouter des contenus directement également (très pratique pour la veille).
Bonjour
Merci pour l’article.
Je suis en train de tester Notion, mais j’ai une question concernant nos donnée personnelles : d’après ce que j’ai compris tout est stocké en ligne, rien en local, donc n’y a t’il pas un risque pour nos données privées , qu’elles soient revendues ou exploitées à des fins publicitaires ?.
Merci
J’adore cet article, il permet vraiment de voir toute la puissance de Notion mais aussi qu’on peut s’éclater en construisant son espace de travail, avec les émojis dans tous les sens et les bases de données relationnelles ;)
Je ne l’utilise que depuis quelques mois mais j’en suis déjà complètement fan : il m’a permis de ne plus utiliser qu’un seul outil et donc de gagner un temps fou ! Je l’utilise tous les jours sans exception, il sauve clairement mon cerveau aussi :)
Hello Charlotte ! Je vois que nous sommes de + en + nombreux à l’avoir adopté !
Hello,
J’ai découvert votre blog il y a quelques jours
Un grand MERCI pour le template « Master planning » que j’ai téléchargé.
✅ C’est vrai que Notion est plus qu’un simple outil de prises de notes et depuis que je l’ai découvert je trouve ça Top (tellement de possibilités).
❓Et voici ma question : est-ce les templates peuvent êtres achetés séparément car je ne suis pas intéressées par les 4 .
Merci
Bonne soirée
Delphine ♀️
Hello Delphine,
Merciiii pour ton retour, trop contentes que tu apprécies les contenus que tu découvres :)
En ce qui concerne les templates Notion, ils sont en effet disponibles en pack (comprenant les 5 éditions) mais aussi à l’unité. Tu peux retrouver les détails pour chaque édition juste ici : https://www.idontthink.fr/templates-notion/
N’hésite pas si tu as besoin de quoi que ce soit ❤️
Belle journée à toi !