Comment je suis devenue une Freelance organisée ?

Comment je suis devenue une Freelance organisée ?

🌵 Hey hey, aujourd’hui ce n’est pas Julia mais Julie qui prend les commandes de l’article hebdo ! Pour ceux qui se demandent qui je suis, replantons le décor : je suis la binôme de travail de Julia depuis plus de 3 ans et, depuis peu, son associée dans l’aventure J&J SAS ! 🤓Je vais avoir l’occasion de prendre la parole ici de temps en temps, alors sachez d’avance que ça me rend 😍 !

 

Et, au vu du thème qu’on souhaitait aborder aujourd’hui sur le blog, il paraissait évident que ce soit moi qui vienne témoigner… car oui, j’étais la meuf la moins organisée du monde il y a encore pas si longtemps MAIS je me suis soignée depuis. 😅⚡️ Retour sur ma métamorphose (non je n’exagère pas, vous allez comprendre).

Celle que j’étais avant…

📜 Je suis rédactrice web freelance depuis 2010, j’ai un parcours littéraire et je fais (faisais) partie de ceux qui ne connaissent rien à l’informatique, totalement hermétique aux outils, à la technique etc. Avec le temps, je suis devenue plus à l’aise avec tout ça mais j’ai toujours gardé un côté « troubadour » en moi… 🤷🏻‍♀️

 

Pendant des années et des années je n’ai eu AUCUN outil d’organisation. Mes outils se résumaient à un agenda papier (dans lequel il y avait à manger et à boire !) et, attention… une To Do List globale, divisée en sous-to-do hebdos, elles-mêmes divisées en sous-sous-to-do quotidiennes ! Vous n’avez rien compris ? 😅 C’est normal, ça n’avait pas de sens !

 

À noter que tout ça se trouvait sur des feuilles volantes, en vrac, dans lesquelles je farfouillais dans le plus grand des calmes 🙌. Je me souviens encore de la tête de Julia quand elle a découvert ma manière de fonctionner… Au début, on ne se connaissait pas bien donc elle m’a ménagée (mais je sais aujourd’hui ce qu’elle pensait au plus profond d’elle 💣 ) puis ça l’a tellement rendue ouf qu’elle a commencé à me soumettre d’autres manières de m’organiser en me mettant sous le nez les incohérences et l’inefficacité de mes méthodes ! 🙃

 

Oui car, il faut bien le reconnaitre, à cette époque je subissais totalement mon planning, mes journées étaient surchargées, mon cerveau était en saturation permanente. 🤪🌪 Rien n’était vraiment rangé, organisé, planifié. Tout était à faire, au même niveau d’urgence et d’importance. 🙈J’avais donc l’impression de ne rien contrôler et, alors que je suis quelqu’un de très rigoureux et de très strict en ce qui concerne le professionnalisme, il y avait des choses qui passaient à la trappe avec cette organisation pourrie, et aussi des choses que je passais mon temps à décaler, à reporter. 💩

Ma rencontre avec Julia : la contamination

🎯 Si vous lisez souvent ce blog, alors vous savez à quel point Julia attache de l’importance à l’organisation millimétrée, à l’anticipation, à la gestion et à l’ordre des choses. Ça, c’est la version formelle de ce constat. 👉 La version plus familière serait de dire que Julia est une véritable obsessionnelle (j’ai hésité avec « tyran » 😂) de l’organisation. On n’est pas loin de la psychose les gars. (Edit de Julia qui est en train de mettre en forme l’article : t’abuuuuse !!)

 

Elle est par exemple capable de te dire aujourd’hui en toute décontraction qu’elle a prévu d’écrire tel article de blog ou de sortir telle formation le jeudi 15 septembre 2022 à 18h. 💊Bon, je me moque souvent d’elle sur ce sujet mais en vérité je l’admire beaucoup pour ça et depuis que j’ai découvert sa manière de travailler, je ne peux qu’en reconnaitre les avantages et les bénéfices. Pour elle, ce qui n’est pas planifié n’est pas réel, et elle a tellement raison ! 🙏 Je l’ai compris avec le temps. D’ailleurs, si vous voulez apprendre, vous aussi, à tenir vos engagements et à être réellement organisé, je ne peux que vous conseiller de vous orienter vers notre mini-accompagnement !

 

Oui, parce que j’avoue que l’efficacité de sa gestion et de son organisation m’a clairement très vite fait rêver. Quand je voyais tout ce qu’elle arrivait à faire et à produire sans jamais subir son planning ou sans jamais se sentir sous l’eau… 💨 ça me paraissait vraiment surréaliste dans mon cerveau si désordonné !

 

Et, après l’envie est venue l’obligation. ⛔ Quand nous avons commencé à travailler véritablement en binôme, mon manque de structure et d’organisation ne pouvait plus être tolérable. 🐣 Petit à petit, sans me brusquer, elle m’a alors « éduquée » à ses méthodes, intégrée dans ses process, et la discipline sur tout ça s’est finalement installée naturellement. J’ai réussi à m’approprier des outils qui me sont devenus aujourd’hui in-di-spen-sa-bles !

La magie et la puissance de Trello

J’ai alors découvert Trello les amis. 🤩 Je ne vais pas vous présenter cet outil parce que ce serait faire offense aux contenus de ce blog tellement Julia a pris soin de le mettre en scène ici, de le décortiquer pour vous et de vous en montrer tous les bienfaits. Je sais même que vous êtes nombreux à avoir eu le même coup de cœur que moi pour ce formidable outil. 🤓

 

Aujourd’hui, Julia et moi l’utilisons pour absolument TOUT. 🙌

 

Pour nos clients en Social Media Management, la répartition de nos tâches respectives est très segmentée, suit une logique définie ainsi qu’une chronologie bien précise. La création des plans de contenu pour les réseaux sociaux de ces clients ne serait clairement pas aussi rigoureuse et limpide sans Trello.

 

💥 Le fait de pouvoir lister, temporaliser, rédiger, compiler, interagir… etc sur chacun des tableaux que nous créons représente un gain de temps incroyable mais aussi la garantie d’une qualité à la fois méticuleuse et fiable. Mais Trello nous accompagne également pour tout ce qui concerne idonttthink (du blog aux newsletters en passant par les workbooks et les formations), nos supports de communication respectifs, la gestion de nos prestataires et sous-traitants, le management de notre entreprise…etc. Tout je vous dis ! 😍

 

🚀 Et quel bonheur de savoir que tout ce qui compose notre business est soigneusement orchestré sur cet outil aussi intuitif (ouais, n’oubliez pas que je suis une troubadour moi… il me fallait quelque chose de simple et efficace !) que performant.

La révolution d’un agenda partagé

Au contact de Julia, je me suis très vite rendue compte que je ne pouvais pas faire l’économie d’un agenda numérique (en plus de celui en papier). 💻 Pour l’avoir toujours avec moi, pouvoir le consulter ou le modifier à tout moment, pour être sûre que rien ne se chevauche…etc. Et, petit aparté, je peux vous l’annoncer officiellement aujourd’hui : 2020 sera entièrement numérique pour moi ! J’ai en effet décidé de ne pas reprendre d’agenda papier l’année prochaine car je suis forcée de me rendre compte que je n’utilise plus le mien (j’avais pourtant un modèle Mr.Wonderful telllllllllement choupi 💛), qu’il fait doublon avec mon agenda Google et que je perds du temps inutilement à le remplir…

 

Bref. 💯 La véritable révolution pour notre organisation avec Julia a été de partager et de synchroniser nos agendas Google ! Une couleur pour Julia, une couleur pour moi, une couleur pour nos créneaux en commun, une autre couleur pour nos créneaux hors missions professionnelles : même visuellement c’est déjà très efficace.

 

Mais d’un point de vue pratique, cet agenda partagé est encore plus génial ! 🍿 On sait exactement ce que fait l’autre et à quel moment (on joue à Tétris pour tout faire rentrer hein !), on sait quand on peut se permettre de déranger l’autre, on sait quand on doit absolument avoir terminé telle ou telle chose parce que l’autre prend le relai à tel moment, on sait d’un coup d’œil quels créneaux on peut réserver pour un RDV client, pour un déj commun ou pour une soirée entre amis… bref, c’est la vie.

 

🧠 Cet agenda partagé est précieux en termes d’organisation et de précision dans la gestion de nos plannings mais c’est aussi devenu mon gage de sérénité, un peu comme une extension de mon cerveau qui vient me rassurer dès que j’en ai besoin !

Mon nouveau moi, celui d’aujourd’hui

Vous l’aurez compris, aujourd’hui je suis devenue officiellement une personne organisée. (Oui oui, c’est validé par Julia !) 🥳Désormais, je n’oublie plus rien, je ne subis plus mon planning, je contrôle mon quotidien et je me sens bien plus sereine et bien plus structurée qu’avant. 🎈 Mieux qu’un changement, je vous le disais, on peut vraiment parler de métamorphose.

 

J’ai choisi de vous parler de Trello et de Google Calendar pour la partie organisation mais d’autres outils font partie de mes essentiels de travail aussi : Office (je rédige quasiment tout sous Word), Dropbox sans qui je ne serai rien !, Toggl que j’ai découvert l’année dernière (pour ceux qui ne le connaissent pas, c’est un timetracker plutôt bien foutu), Freebe (à qui je dois dire adieu… vivement une version pour les entreprises !)… pour ne citer que les principaux.

 

☝️ J’ai également Things, mais je dois encore m’améliorer sur l’utilisation de cet outil de gestion de To Do car j’avoue que je suis tellement attachée à mon agenda Google que limite il a pris la forme d’une To Do en même temps. Mais pour des petites tâches à ne pas oublier, des tâches récurrentes, des rappels sur des échéances et tout ce type de petites choses, je dois prendre le réflexe de les renseigner dans mon outil Things. Ça sera mon challenge 2020 hein ! 💪

 

Voilàààààà cette petite rétrospective est terminée, j’ai l’impression d’avoir fait un compte rendu de thérapie avec vous. Ahah. Et parmi vous, qui est de la « team Julia sur-organisée » ou de la team de « l’ancienne Julie anarchique » ? (pour cette dernière catégorie, comme vous pouvez le voir, ce n’est pas irréversible 😉 !!)

Alors t’es dans quelle team ?

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12 COMMENTAIRES
  • Em
    24 décembre 2019

    Je suis team cigale anarchique. Pourtant vu de l’extérieur tout le monde me dit que je suis teeellement organisée parce que j’ai une rigueur pro, mais comme tu dis aussi je subis bcp… Et puis j’ai commencé à suivre le compte insta et à lire le blog. Maintenant je sais que je peux arriver à cette organisation qui me fait rêver. Merci pour vos articles et vos partages d’expérience.
    Joyeuses fêtes à toutes les 2 !
    Em

  • MyLovellyDolls
    26 décembre 2019

    Ha Julia, que cet article fait du bien ! :) Moi, je suis plutôt du genre organisée…mais va savoir pourquoi, il y a toujours un moment où ça “bascule’ et où je finis par être “limite”…et donc, subir ! Heureusement, ce n’est pas tout le temps, et donc, ce sera mon challenge pour 2020 : réussir à être parfaitement organisée…jusqu’au bout de l’année ! Bisou à vous deux et bonne fêtes de fin d’année :) Nathalie

    • Julie Fabre
      21 janvier 2020

      Un super objectif pour 2020 Nathalie, tu vas y arriver ! :)

  • La plume rose
    29 décembre 2019

    Je suis team 100% organisée ! J’adore ça, personnellement j’ai un agenda papier pour tout ce qui est perso et job salariée, et informatiquement tout ce qui est pro freelance, mais parfois j’écris la même chose sur les deux donc je pense que je vais passer incessamment sous peu sur un agenda 100% digitalisé ! Merci pour ce beau témoignage Julie

    • Julie Fabre
      21 janvier 2020

      Oui voilà je te rejoins sur le côté “doublon” des 2 agendas, c’est aussi ce qui m’a poussée à n’adopter que l’agenda digital. :)
      Merci à toi pour ton feedback :)

  • Anne-sophie Bisch
    6 janvier 2020

    Bonjour Julie,
    Tu parles de l’outil Things, ça a l’air top mais uniquement dispo sur IOS, moi aussi j’ai envie de passer en 100% digitale, as-tu un autre outil a me conseiller pour la to do ?
    Merci et meilleurs voeux !

    • Julie Fabre
      21 janvier 2020

      Hello Anne-Sophie,
      Alors pour ma part j’ai toujours eu Things (depuis mes débuts en freelance) même je ne l’utilise plus au max de son potentiel.
      Du coup, je n’ai pas d’autres outils à conseiller en dehors de celui-ci pour la gestion des TO DO car je ne connais que lui.
      Mais, j’ai déjà entendu parler en bien de Wunderlist.
      Et puis sinon, Trello peut également remplir cette fonction à la perfection. :)

  • Tiff Design
    20 janvier 2020

    Hello,
    Je fais partie de la team anarchie, je suis mon planning, c’est horrible. Parfois j’ai l’impression d’être tellement sous l’eau que je suis SOUS la piscine . J’essaie de m’organiser au mieux mais je dois lutter contre une fleminguite aigü en fin de journée et du coup je prends du retard dans mon travail :/. Mais cela semble réversible, cela va être l’objectif du premier trimestre 2020 alors !

    • Julie Fabre
      21 janvier 2020

      Hello Tiff,
      Ahaha je visualise très bien ton quotidien du coup… :-/
      Mais oui, comme tu l’as dit, on peut s’en sortir et je suis certaine qu’avec un peu de discipline au départ (après ça devient tellement naturel), tu vas arriver à sortir la tête de la piscine ! Garde cet objectif en priorité pour 2020 :)

  • Carole
    20 janvier 2020

    Hello,
    Perso, j’utilise Google keep pour prendre des notes; tu peux ajouter des rappels qui s’affichent dans ton agenda.
    Sinon dans Google Agenda, tu peux mettre des tâches ou des rappels. Je trouve que ça fonctionne bien.
    Alors je ne connais pas Things. Je ne vois pas bien ce que ça peut apporter de plus.

    • Julie Fabre
      21 janvier 2020

      Hello Carole,
      Merci pour ton feedback sur Google Keep, c’est intéressant de pouvoir le synchroniser avec l’agenda en effet :)
      Pour Things, en effet, cela reste un outil de gestion de TO DO classique avec des rappels possibles pour chaque type de tâches (des possibilités de récurrence aussi) et puis cela permet de les ranger dans des dossiers thématiques (clients, gestion, administration…etc.) ou par typologie de missions par exemple.
      Je l’utilise encore très peu mais je sais que Julia le trouve précieux pour la gestion de toutes les petites tâches quotidiennes/hebdos/mensuelles qu’elle ne peut pas faire apparaitre dans son agenda. :)

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