Tout ce que tu dois savoir sur Notion Mail (et mon avis)

Sommaire

1. Notion Mail, c’est quoi exactement ?
2. Les principales fonctionnalités de Notion Mail
3. Notion Mail vs Superhuman : qui gagne ?
4. Mon avis sur Notion Mail

Notion Mail, c’est quoi exactement ?

Avant d’aller plus loin, clarifions ce qu’est (et n’est pas) Notion Mail.

Déjà, il ne s’agit pas d’un service email complet capable de remplacer entièrement Gmail ou encore Outlook. C’est plutôt une interface, un client email qui se connecte à ton compte Gmail existant. J’entends par là que l’outil n’héberge pas nos emails, il leur donne une nouvelle apparence et de nouvelles possibilités d’organisation (un peu comme Spark & cie). 📬

L’idée derrière Notion Mail, c’est de pouvoir traiter ses emails comme une base de données Notion. Si tu connais déjà l’approche de la maison pour organiser des informations (les propriétés, les filtres, les vues, etc.), tu retrouveras cette même philosophie dans Notion Mail.

En bref, c’est un client email qui s’adapte à ta façon de travailler. 🤓

👉🏻 Si on s’intéresse aux promesses de Notion vis-à-vis de ce nouvel outil, on parle de simplifier au maximum l’organisation d’une boîte mail, la prise de rendez-vous ou encore la rédaction (avec l’IA de Notion). On va voir un peu plus bas dans cet article tout ce qui a été déployé dans cette direction.

Pour le moment, Notion Mail est disponible sur navigateur web (pour tous les systèmes d’exploitation donc), via une application dédiée et uniquement pour les comptes Gmail. Et bien sûr, l’outil est gratuit, même si certaines fonctionnalités IA nécessitent un plan payant (et donc, il te faut aussi un compte Notion ☝🏻).

Les principales fonctionnalités de Notion Mail

L’interface minimaliste et personnalisable

La première chose qu’on peut dire devant l’interface de Notion Mail risque de ne pas te surprendre : elle ressemble en tout point à celle de Notion. Minimaliste, soignée et totalement dans l’esprit de l’outil qu’on connait déjà bien. C’est un bon point si tu es déjà fan des design épurés, qui ne contiennent que l’essentiel et surtout, qui sont personnalisables. 🙌🏻

Contrairement à des outils de mail comme Gmail où presque tout est figé (et où l’interface n’est pas forcément très sexy), ici, tu peux adapter ta boîte mail à tes besoins spécifiques. ✨

La petite révolution qui rend Notion Mail très pertinent, c’est la possibilité de définir des vues personnalisées. Pour chaque vue, tu pourras définir des filtres précis (par expéditeur, par date, par mots-clés, par statut, etc.) et choisir comment grouper tes emails.

🗂️ Ça fonctionne presque comme les bases de données de Notion finalement. On retrouve la barre de navigation latérale sur la gauche, qui regroupe les vues créées. Et la personnalisation via des filtres et groupes se fait via la partie principale au centre de l’interface.

🛠️ Pour bien commencer avec Notion Mail, je te conseille d’ailleurs de commencer par créer tes “vues” sur la barre latérale. Commence simple avec les principales catégories d’emails que tu as à traiter, par exemple : ventes, comptabilité, questions, prospects, etc. Ou encore une vue RDV pour tous les emails liés à des rendez-vous et réunions.

En bref, comme sur ton espace de travail Notion si tu l’utilises : pense à une structure simple, mais efficace, qui te permet de retrouver rapidement ce dont tu as besoin sans te perdre dans 1452 dossiers.

Trier sa boîte mail avec l’IA de Notion

L’une des fonctionnalités les plus prometteuses de Notion Mail est son Auto label qui utilise l’IA pour trier automatiquement les emails. 🤖

Le principe est simple : tu expliques à l’IA de Notion, en langage naturel, comment tu souhaites trier tes emails. Ensuite, elle te demandera de lui apprendre comment bien taguer tes emails en fonction de tes instructions avec quelques exemples.

💌 Par exemple, tu peux demander à Notion Mail de :

• Repérer tous les emails contenant les mots “urgent” ou “à traiter rapidement” ;
• Identifier toutes les newsletters et les séparer de ta boîte de réception principale ;
• Étiqueter les emails importants provenant de clients spécifiques.

L’idée est top. Dans les faits, l’Auto label est encore loin d’être parfait. C’est encore un peu hasardeux pour certains emails qui peuvent se perdre ou s’ajouter par erreur dans une catégorie. Mais, comme Notion innove rapidement, cette fonctionnalité devrait s’affiner au fil du temps.

En tout cas, c’est très utile si tu reçois beaucoup d’emails et que tu passes un temps fou à les trier manuellement. Pour le moment, il faudra être prêt à affiner régulièrement ses prompts et rester vigilant sur la classification des emails par l’IA de Notion. 🏷️

Le formatage riche du texte comme dans Notion

Cette fonctionnalité va te plaire si tu as l’habitude de formater tes contenus textes dans l’interface de Notion. Puisque sur Notion Mail, on retrouve exactement les mêmes options de formatage ! 🥰

Tu peux structurer tes emails avec :

• Différents niveaux de titres (H1, H2, etc.) ;
• Créer des listes à puces et des to do list ;
• Mettre rapidement du texte en couleur ou en surbrillance ;
• Utiliser des blocs de citation ou de code.

Comment dans Notion, on utilise la commande “ / ” pour accéder rapidement à toutes ces options de formatage, ce qui rend la rédaction d’emails structurés ultra-rapide et intuitive. C’est un vrai + si tu aimes soigner et structurer tes emails, sans devoir passer par des outils externes ou des templates. D’ailleurs, tu peux copier-coller des textes rédigés et mis en forme dans une page Notion dans un email, et le formatage sera bien conservé. Propre ! ☀️

🛠️ J’ai testé toutes ces fonctionnalités de mise en page sur plusieurs clients mail. La plupart du temps, le formatage reste nickel et lisible. Cela dit, j’ai remarqué que Spark ne conserve pas la totalité du formatage du mail. Certaines options passent à la trappe et sont transformées (la to do list devient une simple liste à puces par exemple).

En bref, c’est pas parfait car tout dépend de l’interface utilisée par le destinataire. Mais, ça tient la route et ça rend très bien sur la majorité des clients mail !

Les snippets : des modèles pour gagner du temps

On passe à une autre fonctionnalité bien pratique embarquée par Notion Mail : les snippets. Tu peux créer et enregistrer des modèles de réponses utilisées fréquemment. ✍🏻

Si tu te retrouves à réécrire souvent les mêmes informations (détails sur tes services, réponses à des questions fréquentes, process d’onboarding client, etc.), les snippets te feront gagner un temps précieux. Tu crées ton template et l’insères rapidement dans tes emails.

D’ailleurs, ces snippets peuvent contenir du formatage enrichi, des liens, des éléments variables, etc. Tu peux donc te créer toute une bibliothèque d’emails prêts à l’emploi. Par exemple :

• Expliquer ton process de travail ou fournir des détails sur ton offre ;
• Proposer de fixer un rendez-vous ou confirmer ;
• Répondre à des questions fréquentes ;
• Envoyer ton email d’onboarding à un nouveau client.

C’est une fonctionnalité bien pensée de Notion Mail, et les snippets sont facilement accessibles. Tu peux les insérer via la barre de commande “ / “ de Notion ou dans la barre d’option présente en bas de ton email. Pour autant, c’est loin d’être une nouveauté et pas mal de clients mail ou d’outils en local sur ordinateur intègrent déjà des raccourcis textuels et des modèles. 😅

La prise de rendez-vous avec Notion Calendar

Dernière grosse fonctionnalité de Notion Mail qui vaut le coup d’œil : la possibilité de programmer des rendez-vous directement depuis tes emails. Ça existe ailleurs, mais si tu es sur un client mail classique comme Gmail ou Spark, c’est quand même un game changer. 😎

Quand tu rédiges un email, tu peux utiliser la commande “/schedule“ ou cliquer sur l’icône dans la barre. Notion Mail t’affiche ensuite un aperçu de ton calendrier (via Notion Calendar) pour que tu repères rapidement tes disponibilités et sélectionnes des plages à proposer à ton interlocuteur (ainsi qu’une durée et un titre pour ton RDV). Il intègre ensuite un lien de réservation pour que ton destinataire choisisse son créneau. 🗓️

🏓 Cette fonctionnalité remplace le ping-pong habituel par email qui peut parfois prendre une plombe pour trouver un créneau commun. C’est donc un gain de temps appréciable, et ça rend l’expérience plus agréable pour l’autre personne.

Bon, ça reste relativement simple comparé à des outils plus complets comme Calendly. Notion Mail ne permet pas par exemple de définir différents types de rendez-vous avec une durée variable, ou même de demander des informations complémentaires au moment de la réservation.

👉🏻 Ça fait parfaitement le boulot pour un besoin basique et ponctuel de prise de rendez-vous. Si tu as des besoins plus spécifiques, il vaut mieux conserver une solution dédiée.

Notion Mail vs Superhuman : qui gagne ?

Je t’ai déjà parlé de Superhuman sur le blog, l’outil que j’utilise pour gérer mes emails depuis plusieurs années. Et si j’ai décidé de comparer les deux, c’est parce que la ressemblance entre lui et Notion Mail est… frappante (pour ne pas dire que Notion s’est largement inspiré de ce client mail premium pour lancer son propre outil 🤭).

Malgré la ressemblance des interfaces et mon amour inconditionnel pour Notion, de mon côté, j’ai décidé de rester sur Superhuman (collaboration commerciale), tout en surveillant de près les évolutions de Notion Mail. Et ce, pour trois raisons principales :

• La stabilité et la maturité du produit : pour un outil aussi critique que la boîte mail, je ne peux pas me permettre le risque d’avoir des bugs d’envoi ou de réception. Superhuman est une solution mature en laquelle j’ai toute confiance. Je ne doute pas qu’avec le temps, Notion Mail deviendra aussi une valeur sûre. Pour le moment, je n’ai aucune raison de switcher ! 😋
• La vitesse et l’efficacité : les fonctionnalités de Notion Mail sont très cool et bien pensées, mais elles existent déjà sur Superhuman. Elles sont même plus nombreuses sur ce dernier, avec de nombreux raccourcis clavier et son interface ultra-optimisée. Sur le terrain de la rapidité d’exécution pour traiter les emails, rien ne bat Superhuman pour le moment. ⚡️
• L’expérience mobile : Notion Mail n’est pas encore optimisé pour une utilisation sur mobile (même si ça devrait arriver vite). Bon, si tu n’as pas besoin de consulter ta boîte mail en dehors de ton bureau, ça ne devrait pas te freiner !

Notion Mail et Superhuman sont deux outils qui repensent complètement l’expérience mail classique, mais avec des approches encore différentes. Le premier mise sur l’organisation et la personnalisation de l’interface, le second sur la vitesse et l’efficacité. 🤓

Après avoir testé les deux outils, je t’ai préparé ce petit tableau comparatif sur différents critères que j’estime importants pour bien choisir :

Tout dépend de ta propre façon de gérer ta boîte mail et de tes besoins. Si tu es déjà dans l’ecosystème Notion ou que le tarif de Superhuman te freine un peu, Notion Mail peut être parfait pour toi. En tout cas, si tu passes d’un outil comme Gmail ou Spark à ce nouveau client mail, c’est clair que ça va te changer la vie ! ☀️

Mon avis sur Notion Mail

Au final, qu’est-ce qu’on en pense de Notion Mail ? 🧐 Pour les entrepreneurs et les freelances, c’est clairement un outil d’email à surveiller de près et qui promet de belles mises à jour !

Notion Mail a quelques points forts indéniables, qui ne surpassent pas encore un outil plus poussé comme Superhuman, mais qui font parfaitement le job :

• L’interface épurée (bien que difficile à prendre en main au début) est un vrai bonheur à utiliser. En tout cas, ça l’est quand on apprécie déjà le design de Notion. On retrouve l’ADN de notre outil d’organisation préféré, c’est appréciable comparé à des clients mail surchargés d’informations.
• Le formatage riche des emails est très cool, et l’organisation par vues change pas mal l’expérience mail traditionnelle. Terminée l’inbox chronologique avec quelques tags classiques, les emails se rangent comme une base de données Notion. 🗄️

Malgré ces qualités, je trouve à Notion Mail quelques limites qui m’empêchent de l’adopter pour le moment :

❌ L’outil ne peut gérer qu’une seule boîte Gmail, sans doute le frein le plus important pour les entrepreneurs qui ont plusieurs adresses (pro, perso, partenariats, etc.). Ça veut dire qu’actuellement, il faudra jongler entre Notion Mail et un autre client mail pour garder un œil partout. Ce n’est tout simplement pas viable au quotidien.

❌ L’intégration dans l’écosystème Notion est encore très limité. Étonnamment, certaines fonctionnalités parmi les plus attendues sont encore absentes. On aurait aimé pouvoir lier des emails à une page Notion, voir l’historique des échanges avec un client dans sa fiche, ou créer des tâches à partir d’emails. Ces connexions manquent cruellement, mais il se peut que Notion développe tout ça à l’avenir ! 🤞🏻

Si tu te poses encore la question de savoir si Notion Mail est fait pour toi, je pense que c’est le cas si :

✔️ Tu es déjà adepte de Notion et ses outils, et tu veux retrouver cette approche particulière dans ta boîte mail.

✔️ Tu n’utilises qu’une seule adresse Gmail, ou au moins une adresse principale pour tes échanges professionnels.

✔️ Tu cherches un système d’organisation flexible pour gérer tes emails et gagner du temps au quotidien avec quelques raccourcis pratiques.

Il est important de noter que Notion Mail n’en est qu’à ses débuts. Notion nous a habitués à de nombreuses améliorations de ses outils, et certaines restent très attendues. Par exemple : l’intégration de plusieurs adresses mail, le lancement d’une application mobile, une meilleure intégration avec Notion lui-même, etc. Et même, quelques raccourcis encore plus poussés qui feraient de Notion Mail un vrai challenger pour Superhuman. Donc : te bo continued ! 👀