Objectif : boîte mail vide !

Objectif : boîte mail vide !

Avant j’étais de ceux qui avaient une boîte mail avec 2187 emails non-ouverts, je savais tout juste que l’on pouvait les ranger dans des dossiers, et je n’avais aucune rigueur dans la gestion de ma boîte de réception en général. Mon Gmail était un champ de bataille. Et au fur et à mesure de l’évolution de mon business, je n’ai pas eu le choix. Il a fallut prendre des mesures drastiques pour être professionnelle jusqu’à ma boîte de réception. Je t’embarque step-by-step dans mes changements, peut-être que toi aussi tu vas pouvoir les appliquer ? :)

Mettre en place un processus de gestion

Je sens déjà que ce titre te donne mal à la tête ahahah. Ce n’est pas un processus de gestion aussi chiant que tu le crois, rassure-toi. Lorsque j’ai décidé de prendre le taureau par les cornes, je me suis posée une question : quel est mon objectif avec cette foutue boîte mail ?! La réponse était assez vite trouvée : que celle-ci soit VIDE ! Evidemment, pas vide en supprimant tout, mais vide en ayant tout traité en temps et en heure, avec la rigueur qui me caractérise habituellement. Alors j’ai décidé :

  • que je ne consulterai mes mails que 2 ou 3 fois par jours (matin, midi, soir)
  • que l’objectif est d’avoir une boîte mail vide le soir
  • que les mails restants étaient des trucs en stand-by, pour maximum 3 jours.

Au quotidien : productivité first !

En traitant mes mails 3 fois par jour, je minimisais déjà pas mal la perte de temps (avant, j’avais ma boîte mail ouverte systématiquement dans un de mes onglets Chrome). Mais je voulais réduire au maximum le temps passé à répondre à mes emails le matin, le midi et le soir. Alors pour gagner du temps, j’ai décidé de :

  • traiter mes mails par lots : d’abord les mails liés aux coachings, puis les mails liés au community management, puis le reste.
  • archiver systématiquement ce qui est terminé (c’est à dire ne pas laisser trainer des mails terminés dans ma boîte de réception : nettoyage !).

Et j’ai peaufiné

Déjà, quand t’as mis tout ça en place et que tu t’y tiens… généralement t’es pas peu fière de toi. Mais, comme pour toute nouvelle résolution, tu te heurtes parfois à améliorations à apporter à ton processus. Je me suis rendue compte petit à petit :

  • que je recevais beaucoup de mailing que je ne lisais pas (soit parce qu’ils ne m’intéressaient pas, soit par manque de temps). J’ai donc banni mon adresse email de toutes les newsletters auxquelles j’étais inscrite. Plus de pollution. J’ai, par la suite, créé une seconde boîte mail dédiée aux mailings que je souhaitais lire. Désormais, je décide quand je m’y connecte pour aller lire les newsletters.
  • que je n’avais pas pensé à créer des dossiers pour classer/ranger mes emails terminés. J’ai donc sélectionné les 3 grands thèmes de mon business : coachings/blog, community management et ce qui concerne mon entreprise en général. Ce sont désormais mes 3 principaux dossiers.

Depuis l’arrivée de la rigueur dans ma boîte mail (c’est à dire la mise en place de toutes ces actions), je suis bien plus sereine et mon esprit est bien moins pollué d’informations parasites :)

Comment tu gères toi ?

Objectif : Boîte mail vide !

Ils sont prêts

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5 Commentaires

  • modelifestyleco
    22 novembre 2017 23 h 40 min

    J’adore !

  • may
    23 novembre 2017 10 h 33 min

    C’est rigolo ce matin déjà je me disais que je devrais faire du tri dans ma boite mail. Bon j’ai jamais de mail non lu qui reste très longtemps mais beaucoup qui viennent encombrer ma boite pour rien. L’idée des dossiers est pas mal :)

    • Julia
      1 décembre 2017 17 h 09 min

      Hello May ! Décidément, je lis dans les pensées des gens… :D

  • ornellastro
    24 novembre 2017 19 h 44 min

    Alors, moi, en effet, je traite tout assez vite, mais je ne supprime pas systématiquement ce qui est terminé, parce que je me dis que je pourrais sans doute en avoir besoin plus tard. Y a toujours le petit « on ne sait jamais » qui résonne dans ma tête.

  • Femme Entrepreneure
    4 décembre 2017 18 h 54 min

    C’est tout à fait la bonne pratique à avoir avec ses emails pour être performante

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